Umfangreiche Auswirkungen des neuen Standards zur Leasingbilanzierung (IFRS 16)
Mit der Einführung des neuen Leasingstandards IFRS 16, der spätestens zum 01.01.2019 verpflichtend anzuwenden ist, ändert sich die Leasingbilanzierung vor allem auf Seiten der Leasingnehmer grundlegend. Ein Großteil der bisherigen „off-balance“ bilanzierten Leasingverhältnisse ist künftig durch Ansatz eines Nutzungsrechts und einer Leasingverbindlichkeit in die Bilanz aufzunehmen. Anstelle des bisherigen Leasingaufwands in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) treten Abschreibungen und Zinsaufwand. Neben den Veränderungen in Bilanz, GuV und Anhang ergeben sich oft auch erhebliche Auswirkungen auf die IT-Systeme und Prozesse.
Notwendigkeit einer systembasierten Umsetzung
Abhängig von der Anzahl der zu analysierenden Leasingverträge gerät eine auf MS Excel basierende Lösung für die Verwaltung der Leasingverträge sowie die Ermittlung der Wertansätze und Buchungssätze aufgrund der Komplexität der neuen Leasingbilanzierung sehr schnell an ihre Grenzen. Daher bietet sich oftmals eine systembasierte Umsetzung des neuen Standards an: der Einsatz eines Leasingtools, entweder als „On-Premise Installation“ oder cloudbasiert, für die Vertragserfassung und anschließende Klassifizierung, Buchung und Bilanzierung von Leasingverhältnissen.
Impact-Analyse als Basis für die Inanspruchnahme von Wahlrechten
In der Regel ist die Softwareimplementierung Bestandteil eines größeren IFRS 16 Umstellungsprojekts, bei dem unter anderem mittels einer Leasingvertragsinventur und anschließender „Impact-Analyse“ die Auswirkungen des neuen Standards grob quantifiziert werden und daraus die Inanspruchnahme von Übergangswahlrechten sowie sonstigen Vereinfachungsregeln abgeleitet wird. Das Software-Implementierungsprojekt selbst ist wiederum in mehrere Phasen unterteilt, die sich zeitlich überschneiden können und an deren Beginn die Softwareauswahl anhand der technischen und fachlichen Anforderungen an das Leasingtool steht.
Phase 1: Projektplanung und tiefergehende Analyse als Ausgangspunkt für Folgephasen
Nach der Softwareauswahl und dem Aufsetzen der Projektorganisation schließt sich eine tiefergehende Analyse- und Planungsphase an, mit einer detaillierten Ist-Aufnahme der bestehenden IT-Systemlandschaft, einer Beschreibung der Datenflüsse und der dazugehörigen Prozesse sowie der Identifikation von Spezifika, die Auswirkungen auf die zu berücksichtigenden Datenfelder haben.
Phase 2: Konzeptionierung, Definition des Customizing und Implementierung des Leasingtools
Die Ergebnisse der Analysephase finden Eingang in die anschließende Design- und Konzeptionsphase. In dieser werden das notwendige Customizing hinsichtlich der Stammdaten festgelegt, die Buchungslogik unter Berücksichtigung des Positionsbzw. Kontenplans erarbeitet und die notwendigen Schnittstellen zu den vor- und nachgelagerten Systemen definiert. An die Konzeption schließt sich die eigentliche Implementierung des Leasingtools inklusive des zuvor definierten kundenindividuellen Customizings an.
Phase 3: Testing und Training vor dem Go-Live
Nach der Implementierung folgt das Testing und Training. Mithilfe von Testfällen und Echtdaten werden gemäß einem vordefinierten Testplan alle relevanten Funktionen und Buchungssätze sowie die Schnittstellen zu den vor- und nachgelagerten Systemen getestet. Parallel dazu erfolgen Trainings und Schulungen der Mitarbeiter und Anwender, wobei sich ein Train-the-Trainer Ansatz bewährt hat.
Phase 4: Übergang in den Produktivbetrieb unterstützt durch nachlaufenden Support
Als letzter Schritt nach der Abnahme erfolgt das Go-Live und der Produktivbetrieb des Leasingtools. Diese Übergangsphase sollte durch Unterstützungsaktivitäten und einen Help Desk begleitet werden. Zusammen mit einem professionellen Projektmanagement und einer laufenden Kommunikation über alle Projektphasen hinweg steht einem reibungslosen Übergang auf die neue Leasingbilanzierung nichts im Wege. Wir unterstützen und begleiten Unternehmen umfänglich und kompetent bei der Einführung eines IFRS 16 Leasingtools wie auch bei einem umfassenden IFRS 16 Projekt insgesamt in allen Phasen.
