Nutzung einer BPM-Software für ein effizientes Business Process Management (BPM)
Ein effizientes Business Process Management (BPM) wird angesichts der Digitalisierung von Geschäftsmodellen und -prozessen sowie einem immer schneller sich ändernden regulatorischen Umfeld zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen – insbesondere für deren Finanzabteilungen. Dabei reicht die einfache Dokumentation der Unternehmensprozesse in „analoger“ Form (bspw. Handbücher in Powerpoint, PDF Format oder sogar als Print-Out) häufig nicht mehr aus. Ein digitales BPM über alle Unternehmensbereiche hinweg gilt mittlerweile als state-of-the-art. Prozesse werden hierzu in einer unternehmensweit genutzten digitalen BPM-Software modelliert, gepflegt, freigegeben und in einer zentralen Datenbank gespeichert.
Die Vorteile umfassen Standardisierung, End-to-End-Darstellung, zentrale Speicherung und Verwaltung sowie kollaboratives Arbeiten und effizientes Qualitätsmanagement
Die Vorteile eines digitalen BPM liegen klar auf der Hand: Eine unternehmensweit geltende Prozessmodellierungssprache und festgelegte Modellierungskonventionen stellen einheitliche Standards der Prozessmodellierung für jegliche Unternehmensprozesse sicher. Somit lassen sich Prozesse auch von fachfremden oder externen Lesern leicht verstehen und analysieren. Durch die virtuelle Verknüpfung einzelner Prozesse ist es zudem möglich, mit der nötigen Detailtiefe zu modellieren und trotzdem eine End-to-End-Darstellung zu erreichen, ohne Abstriche bei Informationsgehalt oder Übersichtlichkeit machen zu müssen. Im Gegensatz zu der Ablage verschiedenster Prozessdokumentationen in unterschiedlichen Ordnern oder auf diversen Laufwerken wird durch eine zentrale Speicherung der Prozesse sichergestellt, dass in der Software als „Single-Source-of-Truth“ immer auf die aktuellste Version zugegriffen werden kann. Zudem kann über Berechtigungskonzepte und kollaborative Funktionen, wie beispielsweise eine Kommentarfunktion, die stetige Verbesserung und Pflege der Prozessmodelle garantiert werden. Durch elektronische Freigabe- und Genehmigungsworkflows sowohl bei initialer Erstellung als auch bei späterer Änderung des Prozessmodells lassen sich inhaltliche und konventionskonforme Korrektheit sicherstellen. Der Revisions- und Qualitätsmanagementaufwand durch Prozesseigner und -manager reduziert sich hierdurch erheblich.
Digitales BPM bildet die Grundlage für Projekte zu Prozessanalysen oder IT-Umstellungen, ist aber auch aus Compliance Gesichtspunkten empfehlenswert
Ein etabliertes digitales BPM bereitet den Weg für eine Vielzahl an weiteren Projekten und Optimierungstätigkeiten und für die Erfüllung rechtlicher Anforderungen – insbesondere im Finanzbereich. So dienen die einmal erfassten Soll-Prozesse als Grundlage für eine Analyse der tatsächlich ablaufenden Ist-Prozesse, beispielsweise via Data- oder Processmining. Auch die Einführung neuer IT-Tools, neuer Schnittstellen oder auch ganzer ERP-Systeme (beispielsweise eine Umstellung auf SAP S4/HANA) werden durch ein bestehendes Prozessmanagement-Tool erheblich erleichtert. Aus der Beratungspraxis haben wir die Erfahrung gewonnen, dass Unternehmen bei solchen Projekten vor der eigentlichen Konzeptionsphase oftmals zunächst in einer langwierigen Analysephase bestehende Prozesse aufnehmen und modellieren müssen, da bisher entweder keine vollständige Dokumentation besteht oder aber bestehende Dokumentationen veraltet oder schlicht nicht mehr auffindbar sind. Bei anstehenden Projekten werden durch ein bestehendes digitales BPM System Kosten erheblich reduziert und Projektlaufzeiten deutlich verkürzt. Auch aus Compliance Gesichtspunkten ist die Einführung eines digitalen Prozessmanagements sehr empfehlenswert. So können beispielsweise im Falle einer Anfrage von Wirtschaftsprüfern oder der internen Revision sehr schnell detaillierte Antworten über die bestehenden Prozesse und Dokumentationen gegeben werden. Ebenso erfordert die Einführung interner Kontrollsysteme eine Dokumentation von End-to-End-Prozessen.
Projektphasen bei der Einführung eines BPM-Tools
Aus vorgenannten Gründen empfiehlt es sich, ein digitales Prozessmanagementtool über alle Unternehmensbereiche hinweg auszurollen. Die Initiative hierzu kann durchaus die Finanzabteilung ergreifen. Nach einer initialen Bedarfs- und Anforderungsanalyse erfolgt zunächst die Softwareauswahl. Hiernach folgt die Festlegung der Modellsprache und der Modellierungskonventionen. Die bisherigen Ergebnisse finden dann Eingang in die Projektplanungsphase. An die Erarbeitung eines Schulungskonzepts und Roll-Out Plans schließt sich die erstmalige Modellierung der Unternehmensprozesse in den einzelnen Fachbereichen an. Als abschließende Schritte sind die finale Freigabe der Prozesse durch die jeweiligen Prozesseigner sowie das Go-Live und der Produktivbetrieb des Prozessmanagementtools zu nennen. Die FAS AG unterstützt Unternehmen umfassend und kompetent bei der Auswahl und Einführung eines BPM-Tools, wie auch bei einem umfassenden Prozessmanagement-Projekt in allen Phasen
