Die Lohnsteuer im Wandel: Das an sich schon sehr facettenreiche Lohnsteuerrecht wandelt sich zunehmend, denn auch hier werden zunehmend manuelle Prozessschritte von Tools unterstützt. Ziel ist es, die Qualität und Effizienz hinsichtlich der Vollständigkeit und Dokumentation bezüglich der Erfassung von solchen Sachverhalten zu steigern, - wenn erforderlich - die Qualität der Versteuerung zu verbessern und auch Kosten zu senken.
Herausforderung Sachzuwendungen: Aktuell gilt dies insbesondere für die Versteuerung von Sachzuwendungen. Hierunter fallen faktisch alle Zuwendungen, die nicht in Geld bestehen wie z.B. Veranstaltungen, die zumindest teilweise einen Incentive-Charakter haben, Geschenke und auch Betriebsveranstaltungen. Zugenommen hat hier in den letzten Jahren die Awareness die diesbezüglich Compliance in den Unternehmen aber auch die rechtliche Komplexität durch Gesetzgebung, Verwaltung und Rechtsprechung. Die Anforderungen an die mit diesen Sachverhalten befassten Mitarbeiter, die oft keine Steuerexperten sind, sind ebenfalls gestiegen. Erschwert wird die Versteuerung zusätzlich dadurch, dass hier verschiedenste Bereiche aus dem Unternehmen effizient zusammenwirken müssen: Die Buchhaltung, die Personalfunktionen, die Gehaltsabrechnung, die Steuerfunktion und oft auch die Compliance-Funktion. Jede dieser Funktionen hat aber einen anderen Fokus, andere Zielsetzungen und benötigt andere Informationen.
Wie reagieren? Die Antwort ist regelmäßig: „Mit Technologie“. Natürlich verlassen sich hier die Großkonzerne in der Regel sowohl in der Anschaffung, Implementierung als auch im laufenden Betrieb auf teure datenbankbasierende in die technische Systemlandschaft eingebettete und von Entwicklern maßgeschneiderte IT-Lösungen. Daher kommen solche Lösungen vor allem nur in sehr großen oder komplexen Unternehmen zum Einsatz.
Maßgeschneiderte Lösungen gesucht: Aber nicht alle Unternehmen haben - basierend auf der Komplexität und Anzahl an Sachzuwendungen- die Notwendigkeit eine solche dauerhaft kostenintensive Lösung zu implementieren. Vor allem viele mittelständische Unternehmen wünschen sich eine solide „stand alone“-Lösung, mit der sie ihre Meldeprozesse standardisieren und automatisieren können. Da sie dabei aber nicht auf die bereits existierenden steuerlichen Logiken aus den Datenbank-Lösungen verzichten wollen, kommt ein einfaches Excel-Formular ohne sonstige Funktionen nicht in Frage.
Wir stellen vor: „LEA“: Die Lücke zwischen einfachem Excel-Formular und komplexer Datenbank-Lösung (WTS EVENTmanager) kann die WTS nun mit LEA, der Lohnsteuer-Erfassungs-Anwendung schließen.
LEA ist eine Excel-Datei mit VBA-Programmierung, die durch Flexibilität, einfache Prozesse und Unterstützung bei der Steuerfindung inkl. der Berechnungen überzeugt. Die Ergebnisse von LEA können mit Hilfe eines Self-Service-BI-Tools (z.B. Power Bi oder Tableau) sowohl in ein standardisiertes Reporting als auch individuelles ad-hoc-Reporting übernommen werden. Durch die Self-Service-BI-Tools hat man die Möglichkeit, die Ergebnisse von LEA so aufzubereiten, wie man sie eventuell für Prüfer oder interne Funktionen benötigt.
Obwohl LEA gerade keine datenbankbasierte Webanwendung ist, bietet LEA dennoch grundlegend dieselben Funktionen, wie z. B.:
- 4-Augen-Prinzip
- Prozessunterstützung durch einfaches Rollenkonzept (Melder, inhaltlicher Prüfer, fachlicher Prüfer)
- Steuerlogik für die häufigsten Sachzuwendungsfälle, aus denen sich ggfs. andere Fälle abbilden lassen:
- Betriebsveranstaltung
- gemischt veranlasste Veranstaltung
- Bewirtung
- Sachgeschenke
- Reporting für Lohnsteuer und Sozialversicherungsanmeldung via Lohnarten
- Zentrale Sammlung der Daten für spätere Prüfungen
Dabei ist LEA als Excel-Datei mit VBA Bestandteilen leicht skalierbar und lässt sich problemlos in die IT-Umgebung einbinden. Hierzu ist meistens nur eine zentrale E-Mail-Adresse, ein Netzlaufwerk sowie ein Ablageort im Intranet notwendig.
„LEA & more“: Je nach Unternehmenserfordernis kann man LEA auch einfach ergänzen und den Prozess noch sicherer machen:
- Durch ein Konten-Screening nach bestimmten Schlagwörtern und der LEA-Nummer, die Vollständigkeit der gemeldeten Sachverhalt sicherstellen
- Durch ein Controlling basierend auf den LEA-Werten im Self-Service-BI mit Vorjahres- und Vormonatswerten (z. B. Corona reduziert die Eventausgaben und Reisetätigkeiten) die aktuellen Zahlen plausibilisieren und ggf. Prozesslücken schließen
- Prozesse bzgl. einfachen Sachzuwendungen im Unternehmen identifizieren und versuchen mit geeigneten Mittel zu automatisieren
Fazit: LEA ist eine kostengünstige Alternative zu teuren Datenbanken, die schnell auf die Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden kann. LEA lässt sich weiter auch einfach mit weiteren prozessunterstützenden und - sichernden Maßnahmen ergänzen, je nach Risikoprofil und Bedarf.
