Automatisierte Entscheidungsfindung in Unternehmensprozessen

Eine Vielzahl von Unternehmensprozessen sind  in einem Punkt gleich: Sie führen irgendwann zu einer Frage der steuerlichen Relevanz, sei es in den Fachabteilungen, wie im Vertrieb, Einkauf, in der Buchhaltung bis hin zum umfassenden Shared Service Center.

Oft sind die Personen im Unternehmen, die die Entscheidungen treffen müssen eben keine steuerlichen Experten. Sie haben aber eine Schlüsselfunktion, da sie bereits in den relevanten Vorprozessen, steuerliche Weichen stellen - größtenteils ohne dass sie es bewusst wahrnehmen.

Die bisherige Lösung, sich mit komplexen und schwer verständlichen Richtlinien herumzuschlagen, stellt sich als nicht effektiv und schon gar nicht effizient heraus. Es gilt das Expertenwissen dezentral über das gesamte Unternehmen digital zur Verfügung zu stellen.

Vor allem für wiederkehrende Entscheidungsprozesse, bei denen Entscheidungslogiken transparent und eineindeutig sind, empfiehlt es sich auf jeden Fall auf eine digitale Entscheidungslogik umzustellen.

Als Beispiel kann hier das Thema ‚Mobiles Arbeiten im Ausland‘ genannt werden. Immer mehr Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern remote zu arbeiten. Gerade in den letzten Monaten hört man immer wieder Schlagzeilen wie zum Beispiel: „Unternehmen ermöglicht seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jetzt von überall zu arbeiten!“.

Verschiebt sich dieses remote Arbeiten allerdings in ein Home Office im Ausland, kann dies schnell zu erheblichen steuerlichen, aber auch  sozialversicherungs- und ggfs. arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.

Ist die Entscheidung einmal getroffen, gilt es schnell und effizient Lösungen zu finden, die den Unternehmen sowie auch deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern helfen, diese Risiken zu validieren und dazu auch Standardprozesse mit entsprechender Dokumentation zu etablieren.

Hierbei kann der WTS DECISIONmanager helfen. Er wandelt steuerliche Richtlinien und komplexe steuerliche Sachverhalte in verständliche Frage- und Antwortbäume um, bei denen es am Ende durch die Beantwortung der entsprechenden Fragen automatisiert zu einer korrekten steuerlichen Entscheidung kommt..

Dabei bedient sich der DECISIONmanager einer einfachen Sprache, so dass Beteiligte, die kein steuerliches Wissen besitzen, im Entscheidungsprozess nicht hängen bleiben.

Für das Thema ‚Mobiles Arbeiten im Ausland‘ bedeutet das, man kann über den WTS DECISIONmanager steuerliche und sozialversicherunsgrechtliche Logiken pro Einsatzland abdecken und über einen Fragebaum - in Form eines Antragsformulars - die Daten vom Mitarbeiter einsammeln und dann automatisiert durch die Logik validieren lassen, ob ein bestimmter Auslandsaufenthalt aus steuerlicher Sicht unbedenklich oder ggfs. mit Risiken verbunden sein könnte.

Das führt dazu, dass vor allem für Fälle, die klar und eindeutig sind, die HR- und Steuerabteilung durch die automatisierte Validierung entlastet werden kann. Nur Fälle die einer Einzelfallprüfung bedürfen, landen auf dem Tisch der Steuerexperten. Für jede Prüfung  wird ein Report generiert, der im DECISIONmanager gespeichert wird. Alle Entscheidungen werden somit dokumentiert, sind transparent einsehbar und nachvollziehbar und werden revisionssicher gespeichert.

Eine mit dem WTS DECISIONmanager verknüpfte Workflowlösung kann zusätzlich helfen, Nachfolgeprozesse in Gang zu setzen, wie zum Beispiel die Beantragung einer A1 Bescheinigung, einer Auslandskrankenversicherung oder einer Arbeitsgenehmigung (sofern erforderlich) usw.