Der Prozess der Gewerbesteuerzerlegung ist noch immer ein Nischenthema für Unternehmen, obwohl dieser durch seine Komplexität häufig mit einem hohen, auch manuellen Aufwand verbunden ist.
Große Potentiale für Effizienzsteigerungen durch Digitalisierung bleiben ungenutzt.
Zunächst müssen die Zerlegungskriterien (wie Lohnsummen, aber auch Anlagevermögen, Umsatzerlöse, Mitarbeiter etc.) zusammengetragen werden. Diese Zerlegungskriterien bilden die Grundlage zur Verteilung der Gewerbesteuer auf die einzelnen Gemeinden. Auch heute werden noch einige zum Teil komplexe Zerlegungen fehleranfällig in Excel durchgeführt und mit zusätzlichem manuellen Aufwand elektronisch an das jeweils zuständige Finanzamt übermittelt.
Die Bescheide der Gemeinden, welche auf Grundlage der Zerlegungsmitteilung vom Finanzamt erlassen worden sind, müssen einzeln gesichtet, geprüft, gebucht, zur Zahlung angewiesen und im Anschluss archiviert werden. Die Kontrolle über den Gesamtprozess, aber auch eine durchgehende Prüfung der einzelnen Bescheide (z. B. im Hinblick auf Stammdaten oder veranlagte Zinsen), ist nur mit hohem Aufwand möglich. Seit fast sechs Jahren bietet die WTS mit dem wts Gewerbesteuermanager ein integriertes Tool, welches eine weitgehende Digitalisierung dieses Prozesses ermöglicht und dadurch Mandanten hilft, den Bearbeitungsprozess deutlich effizienter zu gestalten.
Bereits bei der Vorbereitung der Zerlegung können die Zerlegungsgrundlagen pro Gemeinde komfortabel ins System geladen werden. Automatisch werden die melderelevanten Gemeindeschlüssel auf ihre Gültigkeit verprobt. Eventuelle Änderungen aus Gemeindegebietsreformen werden zentral und zeitnah im System zur Verfügung gestellt. Die Zerlegungsgrundlagen können über einen Abgleich mit Vorjahreswerten einfach auf Plausibilität geprüft werden. Die Berechnung auch komplexer Gewerbesteuerzerlegungen kann automatisch durchgeführt werden und ist jederzeit nachvollziehbar. Die sich ergebenden Werte stehen im späteren Prozess als Referenzwerte zur Verfügung. Auch hier ist die historische Entwicklung einfach einsehbar. Im Anschluss kann die Gewerbesteuerzerlegung elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.
Im wts Gewerbesteuermanager wurden in den letzten zwölf Monaten mehr als 230 Zerlegungen für über 30 verschiedene Organschaften verarbeitet. Insgesamt wurden bisher rund 7.500 Gemeinden abgedeckt, wobei die umfangreichste Zerlegung allein ca. 4.600 hebeberichtigte Gemeinden umfasste.
Bereits in den ersten Schritten des Gewerbesteuerprozesses zeigen sich also Vorteile der Digitalisierung in Form von Automatisierung, Komfort, Transparenz und Validität. Das größte Potential liegt in der Überführung des analogen Gewerbesteuerbescheids in die „digitale Welt“. Gleichzeitig ist darin aber auch die größte Herausforderung zu sehen.
Die Digitalisierung des Gewerbesteuerbescheids beginnt mit der Umwandlung des Papierbescheids in eine unveränderliche elektronische Datei durch Scanning. Der wts Gewerbesteuermanager erfüllt darüber hinaus auch im weiteren Prozess die Anforderungen an das ersetzende Scannen, sodass der ursprüngliche Papierbescheid im Anschluss nicht archiviert werden muss, sondern vernichtet werden kann.
Im nächsten Schritt werden mittels OCR und einer selbstentwickelten, maschinellen Informationsextraktion Festsetzungs-, Kommunikations- und Zahlungsdaten ausgelesen und zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt. Es werden hierbei mindestens 20, aber je nach Komplexität des Bescheides (z. B. bei der gleichzeitigen Festsetzung von Gewerbesteuer und Zinsen oder mehrerer Zerlegungen in einem Bescheid) auch deutlich mehr Informationen extrahiert. Die erhaltenen Werte werden final durch qualifizierte Mitarbeiter der WTS verifiziert, sodass die Vorteile eines digitalisierten Bescheids im Folgeprozess umfangreich genutzt werden können.
Die zur Verfügung stehenden Bescheiddaten werden automatisiert mit den berechneten und erwarteten Zerlegungs- bzw. Zinsfestsetzungen verglichen. Im wts Gewerbesteuermanager wird dies über ein intuitives Ampelsystem visualisiert, sodass der Sachbearbeiter sofort erkennen kann, ob ein Wert übereinstimmt, noch innerhalb einer akzeptierten Toleranz liegt oder nach einer Klärung verlangt. Ein weiterer Vorteil des automatisierten Abgleichs ist, dass Bescheide, die innerhalb der Toleranzvorgaben liegen, im Rahmen einer Stapelverarbeitung massenhaft bearbeitet werden können und eine manuelle Sichtung des einzelnen Bescheids entfällt. Zu klärende Sachverhalte können im System markiert, dokumentiert und ausgewertet werden.
Auch die Kontakt- bzw. Zahlungsinformationen der Gemeinden werden in einer umfangreichen Stammdatenverwaltung vorgehalten, sodass diese ebenfalls mit den vorhandenen Bescheiddaten abgeglichen werden und im Falle von Änderungen (z. B. IBAN, Kassenzeichen etc.) automatisch aktualisiert werden können. Durch diese zentrale und aktuelle Adressverwaltung ist z. B. auch eine eventuell notwendige Versendung von Serienbriefen kurzfristig möglich.
Alle geprüften Vorgänge werden nach finaler Bestätigung und in Abhängigkeit ihrer Fälligkeit zur Übertragung an das Zahlungssystem angeboten. Diese Übertragung kann per Schnittstelle oder mittels einem mandantenspezifischen Uploadformat erfolgen. Die Durchführung der Zahlung erfolgt im Anschluss daran aus dem Mandantensystem.
Um eine pünktliche Bearbeitung von Gewerbesteuervorgängen einschließlich Zahlung zu gewährleisten, wird der Sachbearbeiter über eine Fristenkontrolle per Email auf notwendige Arbeiten hingewiesen.
Um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Gesamtprozesses zu gewährleisten, werden sämtliche Aktionen protokolliert. Für die ergänzende Dokumentation von Vorgängen werden umfangreiche Notiz- und Ablagefunktionalitäten bereitgestellt, sodass alle benötigten Informationen zentral und jederzeit verfügbar sind.
Die vorgehaltenen Daten zu Zerlegungen, Bescheiden und auch Gemeinden ermöglichen ein umfangreiches Reporting, welches Antworten auf die unterschiedlichsten Fragestellungen liefern kann.
Der wts Gewerbesteuermanager unterstützt in einem eigenen Modul die Prüfung und Bearbeitung von IHK Bescheiden (inkl. Export an das Zahlungssystem). Auch die Übermittlung von Körperschaftsteuerzerlegungen an das Finanzamt wird unterstützt.
Die komplette Abwicklung kann als Full Service durch die WTS erfolgen. Der Systembetrieb und die Bearbeitung des Gewerbesteuerprozesses erfolgt hierbei vollständig durch Mitarbeiter der WTS. Der Mandant erhält in diesem Fall regelmäßig und rechtzeitig eine Zahlungsdatei zum komfortablen Upload zur Verfügung gestellt. Die Dienstleistung wird hierbei im Rahmen eines Steuerberatungsvertrags erbracht.
Neben der weiteren Entlastung der Mitarbeiter besteht eine zusätzliche Erleichterung für den Mandanten darin, dass Risiko- sowie Compliance-Themen aus der Verantwortung des Mandanten auf die WTS als sachverständigen Dritten übergehen.
Grundfunktionalitäten als Zusammenfassung
→ Multi-User fähig, mandantenfähig
→ Moderne Web-Oberfläche (keine zusätzliche Client Software erforderlich)
→ Beliebige Versionen (z. B. Ist, Plan, Simulation)
→ Info-Dashboard und Statusverwaltung zur Fortschrittskontrolle
→ Stammdatenverwaltung inkl. versionsabhängiger Hierarchien
→ Automatisierter Abgleich von Bescheid- und Referenzwerten
→ Workflowfunktionen/Reviewkonzept (Unterstützung des 4-Augen-Prinzips)
→ Zentrale Ablage aller Dokumente an den relevanten Meldeeinheiten
→ Reminderfunktion mit Eskalations-Szenarien (z. B. fällige Vorauszahlungen)
→ Flexibles Reporting
→ Import- und Exportfunktionen (PDF, XLS, CSV)
→ Separates IHK Modul
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