Geopolitische Spannungen und wirtschaftliche Herausforderungen setzen Unternehmen und Verantwortliche unter Druck. Es ist von entscheidender Bedeutung, Kontrollen beim Export, aber auch beim Import compliancekonform, prüfungssicher sowie effizient zu organisieren. Ein herausragendes Beispiel für den Einsatz moderner Datenanalyse-Tools ist die Nutzung von Hypatos zur Datenextrahierung in Verbindung mit Alteryx.
In diesem Newsletter-Artikel beleuchten wir einen Use-Case, der zeigt, wie Analysetools Unternehmen dabei unterstützen, den Herausforderungen im Zoll- und Exportkontrollumfeld gerecht zu werden.
Die rechtlichen Grundlagen für die Angaben in Zollanmeldungen sind im Unionszollkodex (UZK) festgelegt. Besonders wichtig ist hierbei Artikel 15, der die Verpflichtung zur Bereitstellung korrekter und vollständiger Informationen regelt, sowie Artikel 77, der die Bestimmungen zur Zollschuld und deren Entstehung enthält. Diese Verordnungen gewährleisten, dass alle Beteiligten im internationalen Handel die notwendigen Informationen einwandfrei angeben, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen und die Integrität des Zollverfahrens zu wahren. Unrichtige oder unvollständige Angaben können zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen führen.
Dabei ist zu beachten, dass der Zollanmelder die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen trägt und für die Korrektheit der Angaben haftet, unabhängig davon, ob er selbst oder ein Vertreter die Zollanmeldung vornimmt.
Use-Case: Implementierung einer digitalen Lösung zur Datenanalyse von Zollanmeldungen
Herausforderung:
Ein internationales Unternehmen, das täglich Waren im- und exportiert, muss die ordnungsgemäße Verzollung gewährleisten. Die hohen Anforderungen der Zollbehörden, beispielsweise aus dem Bereich Warenursprung und Präferenzen, stellen die Unternehmen vor große Herausforderungen. Der bisherige Prozess war durch manuelle Extraktion der Daten aus PDF-Dokumenten nicht nur ineffizient, sondern wies zudem eine vergleichsweise hohe Fehlerquote auf.
Vorgehensweise:
Gemeinsam mit unserem Partner Hypatos erarbeiten wir eine mandantenspezifische Lösung. Die wichtigsten Schritte der Lösung umfassen:
- Datenextraktion: Definition der relevanten Daten, welche automatisch durch Hypatos aus PDFs extrahiert werden
- Ermittlung der Abweichungen: Abgleich mit den Daten aus dem jeweiligen ERP-System
- Überprüfung: Die Ergebnisse werden durch Experten überprüft und dem Mandanten bereitgestellt
Dabei ergeben sich folgende Vorteile:
- Fehlerreduktion: Die Fehlerquote wird deutlich verringert durch die Reduktion der manuellen Eingriffe
- Zeitersparnis: Durch Digitalisierung ergeben sich wesentlich schnellere Bearbeitungszeiten
- Skalierbarkeit: Die IT-Lösung ist flexibel anpassbar und kann in verschiedenen Industrien und Unternehmen eingesetzt werden
- Standardisierung: Standardisierung der Prozesse und Sicherstellung der Compliance im Zollbereich
- Qualitätssicherung: Steigerung der Qualität durch ein vollumfängliches Internes Kontrollsystem
Fazit
Der Einsatz von Datenanalysetools wie Hypatos bietet Unternehmen erhebliche Vorteile. Aufgrund der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten können auch andere Unternehmensbereiche davon profitieren, wie beispielsweise der Finanzbereich. Durch Datenanalyse können Zeit und Ressourcen gespart, Fehler reduziert und die Reaktionsfähigkeit auf neue Anforderungen verbessert werden. Die damit gewonnene Transparenz wird auf einen Blick sichtbar und kann bei Zoll- und Außenwirtschaftsprüfungen jederzeit als Dokumentation angeführt werden. Diese innovativen Lösungen tragen damit nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur Minimierung von Risiken im internationalen Handel. Ein umfassendes internes Kontrollsystem sichert zusätzlich die Qualität und Compliance der Prozesse.
Bleiben Sie informiert und nutzen Sie die Möglichkeiten der Datenanalyse, um Ihr Unternehmen sicher und effizient durch die Herausforderungen zu navigieren.
WTS Customs berät sie gerne bei der Implementierung und Umsetzung bzw. im Daily Support im WTS Business Partnering.
