Tax CMS – Evaluierung alternativer Prüfungsmethoden durch die Finanzbehörden

Ein Steuerkontrollsystem (SKS) umfasst alle innerbetrieblichen Maßnahmen, die gewährleisten, dass (1) die Besteuerungsgrundlagen zutreffend aufgezeichnet und berücksichtigt werden sowie (2) die hierauf entfallenden Steuern fristgerecht und vollständig abgeführt werden. Das Steuerkontrollsystem muss die steuerlichen Risiken laufend abbilden (Art. 97 § 38 Abs. 2 EGAO).

Die weit gefasste Definition bietet zum einen Spielraum, aber andererseits nur wenige Anhaltspunkte, was die Anforderungen an die konkrete Ausgestaltung eines Tax CMS bzw. SKS angeht. In jedem Fall ist die Identifizierung und Bewertung von steuerlichen Risiken ein Kernelement des SKS.

Die meisten Unternehmen orientieren sich bei der Einrichtung eines Tax CMS bzw. SKS am Prüfungsstandard IDW PS 980 mit seinen sieben Grundelementen: (Compliance-) Kultur, Ziele, Risiken, Programm, Organisation sowie Überwachung & Verbesserung. Auch die Finanzbehörden müssen sich auf Basis der weit gefassten Definition einen Rahmen geben, bei welchen Steuerpflichtigen eine systemische Prüfung des SKS erfolgen kann (d.h. auch, was als SKS anzuerkennen ist) und wie die Prüfung durchzuführen ist.

Steuerpflichtige, die bereits frühzeitig mit der Einrichtung eines Tax CMS begonnen haben und dieses ggf. auch schon (auf Angemessenheit oder Wirksamkeit) haben prüfen und zertifizieren lassen, sind zum Teil schon aktiv auf die Finanzbehörde zugegangen. Und die Finanzbehörde hat in diesen Fällen ggf. bereits mit der Erprobung alternativer Prüfungsmethoden begonnen.

Steuerpflichtige, die erstmalig mit Fragen zum Einsatz eines Tax CMS in ihrem Unternehmen konfrontiert werden – sei es durch eine spezifische Anfrage ihres Finanzamts oder durch einzelnen Fragen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung –, sollten vor einer Beantwortung der Fragen nicht zurückschrecken, auch wenn sie noch kein vollumfängliches Tax CMS eingerichtet haben. Denn innerbetriebliche Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Deklaration und Abführung von Steuern dürfte grundsätzlich jedes Unternehmen haben (wie z.B. die Nutzung eines Workflows zur Prüfung von Eingangsrechnungen (auch unter [umsatz-]steuerlichen Gesichtspunkten), Kontrollen im Vier- bzw. Mehr-Augen-Prinzip oder die Übertragung von Steuererklärungspflichten auf einen externen Steuerberater, der im Rahmen seiner berufsrechtlichen Pflichten ebenfalls Kontrollen durchführt).

Insoweit bietet die Beantwortung der Fragen bzw. der Diskurs mit der Finanzverwaltung auch eine Chance, eine Standortbestimmung in Bezug auf den Reifegrad des Tax CMS durchzuführen und dieses ausgehend vom Ist-Zustand weiterzuentwickeln.

Ob sich das Unternehmen dann für eine Teilnahme an der Erprobungsphase entscheidet, ist nicht nur eine Frage des Ergebnisses dieser Bestandsaufnahme, sondern auch der entsprechenden Priorisierung und Bereitstellung der im ersten Schritt erforderlichen Ressourcen (z.B. für die zeitnahe Beantwortung von detaillierten Fragen zum Tax CMS bzw. den Prozessen). Längerfristig ist aus unserer Sicht damit zu rechnen, dass sich dieser Einsatz lohnt, u.a. durch effizientere (und weitestgehend automatisierte) Prozesse im Unternehmen und Erleichterungen bei steuerlichen Außenprüfungen, die dadurch dann auch weniger Kapazitäten binden.

Inwieweit die Finanzbehörde das Unternehmen zur Teilnahme an der Erprobungsphase auswählt/zulässt, steht auf einem anderen Blatt – denn auch die Finanzbehörden haben begrenzte Ressourcen und können vorerst nicht alle Unternehmen unter den neuen Aspekten prüfen. Erste Erfahrungen zeigen, dass das Tax CMS einen hohen digitalen Reifegrad aufweisen muss, um sich für die Teilnahme an der Erprobungsphase zu qualifizieren.

Vor dem Hintergrund der knappen Ressourcen sowohl auf Seiten der Steuerpflichtigen als auch auf Seiten der Finanzbehörden und einer stärkeren bzw. früheren Rechtssicherheit ist es wünschenswert, dass eine Regelung zu einem systemischen Prüfungsansatz dauerhaft im Gesetz verankert wird. Ein Mitte Dezember 2024 von der Bundessteuerberaterkammer veröffentlichtes Positionspapier (BStBK_Positionspapier_Tax-CMS_2024.pdf) spricht sich für klare rechtliche Rahmenbedingungen aus und enthält konkrete Vorschläge zu möglichen Änderungen oder Ergänzungen für eine dauerhafte gesetzliche Regelung bzw. begleitende Verwaltungsanweisung.

Konkret schlägt die Bundessteuerberaterkammer ein sog. Stufenmodell vor. Zugrundeliegende Idee ist, dass Steuerpflichtige, die intensiv in Tax Compliance investieren und damit mehr unternehmen als gesetzlich vorgeschrieben, mehr Vorteile erhalten. So sieht das Positionspapier z.B. vor, dass Steuerpflichtige, die (1) über ein angemessenes und wirksames sowie geprüftes Tax CMS verfügen, (2) die entsprechende Kontrolldokumentation und den Prüfbericht offenlegen sowie (3) die E-Bilanz in qualifizierter Taxonomie übermitteln, von signifikanten Prüfungserleichterungen profitieren sollen. Vorgeschlagen wird, in diesen Fällen lediglich eine Plausibilitätsprüfung durchzuführen (und damit Prüfungen schneller und effizienter beenden zu können). Zudem sollen laufende Konsultationen mit der Finanzverwaltung zu möglichen Steuer- und Prüfungsrisiken erfolgen.

Die von der Bundessteuerberaterkammer sehr dezidiert ausgearbeiteten Vorschläge zu Voraussetzungen und Rechtsfolgen bilden unseres Erachtens eine sehr gute Grundlage für eine umfassende rechtliche Regelung nach der Erprobungsphase. Sie zeigen, wie der Einstieg in einen kooperativen Ansatz - wie er sich auch bereits in anderen Ländern bewährt hat – gelingen kann. 

Bildquelle: Unsplash, Marcos Paulo Prado