Branch Traveler – Herausforderungen für die Shadowpayroll in Deutschland

Wenn sich Mitarbeiter der ausländischen Betriebsstätte auf Dienstreise zum deutschen Stammhaus befinden – sogenannte Branch Traveler – entstehen für den Arbeitgeber lohn- und sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen.

Dies bringt für Unternehmen erhebliche fachliche und organisatorische Herausforderungen bei der Erfüllung ihrer Arbeitgeberpflichten mit sich und erfordert insbesondere ab 2025 konkretes Handeln.

Viele Mitarbeiter sind im Rahmen von Dienstreisen grenzüberschreitend für ihr Unternehmen tätig. Der Fall des Branch Travelers betrifft die Reise eines Mitarbeiters der ausländischen Betriebsstätte zum deutschen Stammhaus.

Gründe für Reisen zum Stammhaus

Schulungen
Seminare
Workshops
Projektarbeiten
Managementforen
und weitere.

Steuerliche Beurteilung eines Beispielfalls

Ein konkretes Beispiel

Björn lebt in Dänemark und ist für die dänische Betriebsstätte tätig.
Er freut sich über die Einladung seines Arbeitgebers, ins Stammhaus nach München zu reisen, um dort an einem Workshop zur Optimierung der Arbeitsprozesse teilzunehmen.
Der Workshop dauert drei Tage.

Nationales Steuerrecht

Björn ist mangels Wohnsitzes in Deutschland und kurzfristigem Aufenthalt nur beschränkt einkommensteuerpflichtig.
Das Stammhaus in Deutschland ist der inländische Arbeitgeber und hat gemäß § 38 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG eine Lohnsteuerabzugsverpflichtung; es ist in dieser Konstellation unerheblich, ob die Tätigkeit im Interesse der Betriebsstätte oder im Interesse des Stammhauses erfolgt.
Es besteht bei der Besteuerung des Arbeitslohns ein Wahlrecht des Arbeitgebers zwischen der Pauschalversteuerung gemäß § 40a Abs. 7 Satz 1 EStG mit einem Steuersatz von 30 % und der Individualversteuerung des Arbeitnehmers.

Abkommensrecht – Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland-Dänemark

Das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn von Björn hat nach dem Abkommensrecht der Tätigkeitsstaat Deutschland.
Die Voraussetzungen des Ausnahmetatbestands gemäß Art. 15 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. Abs. 2 Buchst. b DBA, der sog. 183-Tage-Regelung, liegen nicht vor, da abkommensrechtlich die Betriebsstätte kein Arbeitergeber gemäß dem BFH-Urteil vom 12.12.2024 (AZ: VI R 25/22) sein kann.

Arbeitgeberverpflichtungen/Handlungsbedarf

Lohnsteuereinbehalt ab dem ersten Arbeitstag
Besteuerungsrecht nach DBA in Deutschland

Fazit

Das Thema unterliegt zunehmend dem Fokus der Lohnsteueraußenprüfung. Ab dem 01.01.2025 ist für die Berechnung der Steuer die Tagestabelle für laufende Bezüge verpflichtend anzuwenden, d.h.:

nur noch anteiliger Grundfreibetrag auf Tagesbasis;
auch für geringes steuerpflichtiges Einkommen fällt Steuer an.

Herausforderungen einer internationalen Gehaltsabrechnung

Abgesehen von der komplexen fachlichen Umsetzung stehen Unternehmen auch vor den weitreichenden Herausforderungen einer internationalen Gehaltsabrechnung. Diese organisatorisch aufzusetzen und durchzuführen, erfordert zusätzlich spezielles Know-how und umfangreiche internationale Prozessabläufe im Vergleich zur regulären Gehaltsabrechnung.

Komplexe Herausforderungen bei der Gehaltsabrechnung

Umfangreiches Monitoring der Dienstreisen nach Deutschland und Sammlung der benötigten Daten aus den spezifischen Systemen der ausländischen Betriebsstätten.
Übersetzung ausländischer Gehaltskomponenten auf deutsche Gehaltsbestandteile und Ermittlung der Besteuerungsgrundlage für die auf Deutschland entfallende Tätigkeit.
Prüfung der Voraussetzungen für die Anwendung der Pauschalversteuerung sowie Berücksichtigung einer Günstigerprüfung gegenüber der Individualversteuerung im Zuge der Kosteneffizienz.

WTS Branch Traveler Solution – Unsere smarte Technologielösung für die Gehaltsabrechnung

Wir haben mit unserem WTS Paysync-Tool in Kombination mit dem Wissen unserer erfahrenen Steuerexperten ein Produkt geschaffen, um Stammhausreisende schnell und ohne hohen Aufwand für Unternehmen durch unseren digitalisierten End-to-End-Prozess abzurechnen.

Über sichere Schnittstellen wie unsere Paysync-Web-Lösung oder sichere Datenaustauschplattformen werden uns die Rohdaten durch das Unternehmen übermittelt. WTS verarbeitet diese Daten automatisiert über einen internen Prozess weiter. Dabei finden eine Synchronisation und steuerliche Bewertung der in- und ausländischen Lohnarten statt. Die Prozesssteuerung und fachliche Betreuung erfolgen durch unsere Steuerexperten im Team. Zur Vorbereitung der deutschen Schattenabrechnung werden so das steuerpflichtige Gehalt und die deutsche Lohnsteuer ermittelt. Bei Bedarf bilden wir auch den Bereich der Sozialversicherung entsprechend mit ab.

Eine automatisierte Einzelfallprüfung der Voraussetzungen zur Anwendung der Pauschalversteuerung sowie eine nachgelagerte Günstigerprüfung zwischen Pauschal- oder Individualversteuerung ermöglichen eine steuerliche Kostenoptimierung der Reisen zum Stammhaus für das Unternehmen.

Wie wirkt sich das für Unternehmen aus?

Durch unsere einfache Preisstruktur sind die Kosten der steuerlich korrekten Würdigung und Abbildung der Branch Traveler Sachverhalte in der deutschen Schattenabrechnung transparent, fair und leicht kalkulierbar. Anhand von Fallpauschalen lässt sich der Aufwand pro Jahr gezielt vorab einschätzen.

Die dargestellte Thematik „Branch Traveler“ zeigt deutlich, dass Unternehmen vor komplexen fachlichen und organisatorischen Herausforderungen stehen. Eine frühzeitige und strukturierte Auseinandersetzung mit den Anforderungen – gerade ab dem Jahr 2025 – ist daher entscheidend. Bei der praktischen Umsetzung und Entwicklung passender Lösungsansätze für Ihr Unternehmen sind wir gerne Ihr zuverlässiger Partner.