Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 konkretisiert die Finanzverwaltung die Vorgaben zur E-Rechnung. Erstmals werden detaillierte Maßstäbe für Format, Validierung und Fehlerbehandlung festgelegt, die nunmehr aus Sicht der Verwaltung den Rahmen für Unternehmen und Softwareanbieter vorgeben sollen.
Rechtlicher Hintergrund ist das Wachstumschancengesetz: Demnach dürfen nur noch bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin sog. „sonstige Rechnungen“ (z. B. PDF) ausgestellt werden; bei Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800 000 € gilt die Frist bis Ende 2027. Gleichzeitig besteht bereits ab 2025 die Pflicht, strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können – unabhängig von Branche oder Steuerbefreiung. Zulässige Formate sind xRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1; hybride Varianten sind möglich, sofern der strukturierte XML-Teil der EN 16931 entspricht.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet nun klar zwischen Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern und betont die Bedeutung einer technischen Validierungsanwendung. Während eine Rechnung mit Syntaxfehler immer zurückzuweisen ist, ist für die Finanzverwaltung bei Geschäftsregel- und Inhaltsfehler ein umsatzsteuerlicher Bezug ausschlaggebend, ob eine Berichtigung erfolgen muss. So sei die Pflichtangabe „Buyer Reference“ beispielsweise umsatzsteuerlich unbeachtlich.
Unterbleibt die Berichtigung einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung, kann ein Vorsteuerabzug nur unter den sehr strengen Maßstäben des 15.2a UStAE und der einschlägigen Rechtsprechung (u.a. EuGH-Urteil vom 15.09.2016, C-516/14, Barlis 06) durchgesetzt werden.
Darüber hinaus wurde der UStAE in einem zentralen Punkt erweitert: Das Leistungsdatum ist nun ausdrücklich als eigenständiges Pflichtfeld im strukturierten Teil der E-Rechnung auszuweisen. Eine – in der Praxis weit verbreitete – Gleichsetzung mit dem Rechnungsdatum ist nicht mehr zulässig. Damit wird die bisherige Verwaltungspraxis aufgegeben, nach der ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ausreichend war.
Praktische Umsetzung und Handlungsempfehlungen
In der Praxis hängt die Umsetzung solcher Validierungsprozesse stark von der Systemarchitektur und Prozessen im Rechnungseingangs ab. Unternehmen, die SAP nutzen, setzen regelmäßig auf Add-ons wie SAP Document and Reporting Compliance oder entsprechende Funktionen in Rechnungseingangstools. Weit verbreitet sind jedoch auch externe Dienstleister bzw. Plattformen, welche unterschiedliche Eingangsformate umwandeln, validieren, archivieren und an ERP-Systeme übergeben.
Je nach Anbieter ist nun sicherzustellen, dass der technische Prüfstand der Syntax- und Geschäftsregeln regelmäßig kontrolliert und aktualisiert wird. Vertraglich ist unserer Erfahrung nach regelmäßig der konkrete Umfang der Validierungen nicht eindeutig geregelt. Zur Qualitätssicherung bietet sich daher eine initiale oder regelmäßige Funktionsprüfung der eingesetzten Validierungstools an, um einen von der Finanzverwaltung gewünschten Fehlerberichtvorhalten zu können.
Das WTS E-Rechnungs-Testpaket unterstützt hierbei, indem es Ihrem Unternehmen Testrechnungen bereitstellt, die typische Fehlerbilder nach § 14 Abs. 1 und Abs. 4 UStG abbilden. Damit lässt sich prüfen, ob das eingesetzte Validierungssystem alle relevanten Fehler erkennt und die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug wirksam absichert.
Die konsequente technische und organisatorische Validierung ist damit zentraler Bestandteil einer ordnungsgemäßen Rechnungsverarbeitung geworden. Nur wenn Unternehmen sicherstellen, dass fehlerhafte Datensätze erkannt, zurückgewiesen und durch korrekte E-Rechnungen ersetzt werden, erfüllen sie die Anforderungen der aktuellen Verwaltungsauffassung und minimieren zugleich ihr Risiko bei Prüfungen durch die Finanzverwaltung.
Automatisierungspotenzial
Neben den neuen Verwaltungsvorgaben bietet die verpflichtende E-Rechnung zugleich Potenzial für eine höhere Automatisierung und verbesserte Steuerfindung im Rechnungseingang. Das BMF-Schreiben kann Anlass sein, bestehende Verarbeitungs- und Validierungslogiken auf weiteres Automatisierungspotenzial zu prüfen.
