Datenschutzinformation für Veranstaltungen
Stand 11/2025
1. Verantwortlicher i.S.d. Datenschutzrechts
WTS Tax AG
Friedenstraße 22, 81671 München
Tel. +49 89 28646-0, Fax +49 89 28646-111
E-Mail: info@wts.de
Die WTS Tax AG (nachfolgend „WTS“) wird vertreten durch ihre gesetzlichen Vertreter (Vorstand).
2. Datenschutzbeauftragter
Datenschutzbeauftragter der WTS ist
Dr. Nicolai Wiegand
Taylor Wessing Partnerschaftsgesellschaft mbB
Isartorplatz 8, 80331 München
Deutschland
Tel. +49 89 21038-237
E-Mail: N.Wiegand@taylorwessing.com
3. Kategorien der von WTS verarbeiteten personenbezogenen Daten und Quellen der Daten
WTS verarbeitet die folgenden personenbezogenen Daten:
- Personenstammdaten (z.B. Anrede, Titel, Vorname, Nachname, ggf. Abteilung und Funktion);
- Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilnummer, ggf. Faxnummer);
- Unternehmensangaben (z.B. Name und Adresse des Unternehmens);
- Hochschulzugehörigkeit (z.B. Name der Hochschule, Studiengang, Fachsemester);
- Zusatzinformationen, wie bspw. Art des Kontakts (z.B. Kunde, Alumnus, Studierender etc.);
- Veranstaltungseinladung, Status der Anmeldung sowie Anwesenheitsliste;
- Bild- und Audioaufzeichnungen.
Sofern Sie die vorgenannten Daten nicht selbst an WTS übermittelt haben, wird WTS diese z.B. von Ihrem Arbeitgeber, Ihrer Hochschule oder dem Verein, dem Sie angehören, erhalten haben. Sollte WTS Ihre personenbezogenen Daten aus anderen Quellen erhalten, wird WTS Sie hierüber gesondert informieren, sofern und soweit WTS hiervon nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften befreit ist.
4. Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden
WTS verarbeitet personenbezogene Daten für Zwecke der
- Einladung zu sowie Planung, Organisation und Durchführung von Events, Seminaren / Webinaren, (Fach-)Veranstaltungen oder Tagungen (im Folgenden „Veranstaltungen“)
- Teilnehmerverwaltung und ggf. Anfertigung von Namensschildern
- Durchführung einer Zugangskontrolle bei Events, Seminaren / Webinaren, (Fach-)Veranstaltungen oder Tagungen
- Versand Präsentationen / Tagungsunterlagen und Feedbackbögen
- Pflege von Mandanten- und Geschäftsbeziehungen sowie Akquise von Neukunden
- Dokumentation des Events für interne Zwecke sowie für Öffentlichkeitsarbeit
- Qualitätssicherung sowie Verbesserung künftiger Events
- ggf. Auswertung des Recruiting-Erfolgs bei Veranstaltungen für Studierende
- Veröffentlichung von Bild- und Audioaufzeichnungen
5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung durch WTS sind
- Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 lit. f) DSGVO, soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der WTS oder denen eines Dritten erforderlich ist. Dies sind insbesondere Einladung zu sowie Planung, Organisation und Durchführung von Events, Seminaren / Webinaren, (Fach-)Veranstaltungen oder Tagungen, Versand Präsentationen / Tagungsunterlagen und Feedbackbögen sowie weitere, mit Veranstaltungen zusammenhängende Interessen (siehe Ziff. 4);
- Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 lit. a) DSGVO, soweit Sie WTS Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben (z.B. Einwilligung in die Veröffentlichung von Bild- und Audioaufzeichnungen, auf denen Sie eindeutig erkennbar sind);
- Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 lit. b) DSGVO, soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist, zu der Sie sich angemeldet haben.
6. Empfänger der Daten
WTS gibt personenbezogene Daten im Rahmen der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Events ggf. an folgende Empfänger weiter:
- innerhalb der WTS-Gruppe[1] an zuständige Mitarbeitende, bspw. aus den WTS-Service Lines, die für die inhaltliche Durchführung der Veranstaltungen zuständig sind oder die Buchhaltung, die für die Abrechnung zuständig ist;
- Dienstleister, wie IT-Dienstleister, Grafiker, Druckdienstleister/Lettershop oder externe Veranstaltungsdienstleister;
- ggf. Hochschulen, Vereine oder sonstige Dritte, mit denen Kooperationsvereinbarungen vorliegen.
7. Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer
Eine Datenübermittlung in Drittländer (Staaten außerhalb der Europäischen Union [EU] und des Europäischen Wirtschaftsraums [EWR]) findet nur statt, wenn ein Einladungsempfänger seinen Sitz in einem Drittland hat und die Einladung personenbezogene Daten (z.B. von Referenten) enthält, der Veranstaltungsort sich in einem Drittland befindet und eine rechtliche Verpflichtung zur Offenlegung der Teilnehmer bestehen sollte, Sie WTS Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall erfolgt die Datenübermittlung immer nach eingehender Prüfung und Bewertung und auch dann nur, wenn bei der Stelle in dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder geeignete Garantien bestehen, um ein angemessenes Datenschutzniveau bei dieser sicherzustellen (Art. 45 ff. DSGVO) oder ein gesetzlicher Ausnahmetatbestand einschlägig ist (Art. 49 Abs. 1 DSGVO). Sofern und soweit Sie zu den Garantien im Einzelfall weitere Informationen erhalten möchten, können Sie sich hierzu gerne an den unter Ziff. 2 genannten Datenschutzbeauftragten der WTS wenden.
8. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Die von WTS erhobenen personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung des mit der Speicherung verbundenen Zwecks (z.B. Veranstaltungsdurchführung) oder zur Wahrung von legitimen Aufbewahrungsgründen oder -pflichten erforderlich ist. Die Daten werden beispielsweise für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist prüft WTS, ob Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen. Dies können z.B. Ihre Einwilligung oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sein.
9. Betroffenenrechte
Ihnen stehen folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung („Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
- Recht auf Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format nach Art. 20 DSGVO
- Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Sofern und soweit Sie WTS gegenüber eine Einwilligung zur Verarbeitung von Daten erteilt haben, steht Ihnen das Recht zu, diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.
Wenn WTS personenbezogene Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 lit. f) DSGVO verarbeitet, haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit ohne Begründung widersprechen. Um das Widerspruchsrecht auszuüben, genügt eine formlose Mitteilung an WTS (z.B. per E-Mail an info@wts.de) mit der Angabe, welcher Datenverarbeitung Sie widersprechen.
Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, haben Sie nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, beispielsweise an Ihrem Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes. Am Sitz der WTS ist folgende Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zuständig: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach.
Ausführliche Informationen zu Ihren Betroffenenrechten können bei dem Datenschutzbeauftragten der WTS, dessen Kontaktdaten unter obiger Ziffer 2 genannt sind, erfragt werden.
10. Bereitstellungspflicht
Es besteht WTS gegenüber grundsätzlich keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, nach der Sie verpflichtet wären, WTS Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Sollten Sie allerdings persönlich an den Events, Seminaren / Webinaren, (Fach-)Tagungen usw. teilnehmen wollen, ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten regelmäßig erforderlich, um Sie einzuladen und / oder Ihnen die Teilnahme zu ermöglichen. Sollten WTS benötigte Daten nicht bereitgestellt werden, kann dies dazu führen, dass Sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen können.
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Zur WTS-Gruppe gehören WTS Tax AG und die mit ihr i.S.d. §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen einschließlich WTS Group AG, WTS Legal Rechtsanwaltsgesellschaft sowie WTS PSP AI GmbH.
