In diesem Artikel erfahren Sie, was SaaS ist, welche SaaS Produktivitäts-Tools es gibt und wie sich diese in Form von Unternehmens-Software sinnvoll in Ihre Organisation integrieren lassen könnten.
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Diejenigen unterstützen, die täglich Unternehmens- und Finanzprozesse steuern – mit schlauen und technologisch ausgereiften Lösungen. Eben business as usual, aber dafür unusually smart: Genau das macht den Job der wts Digital Architects aus. Und mit eben jenem Mindset beobachten wir schon länger eine Entwicklung, welche die Art und Weise, wie wir in der Finanzwelt zusammenarbeiten, auf Dauer verändern könnte: das Momentum von SaaS Projekt Management Tools.
Aber Facts first. Um was geht’s? SaaS steht für „Software as a Service“ und beschreibt das Gros an Anwendungssoftware, die von Cloud-Anbietern über’s www bereitgestellt wird. Im Gegensatz zu den meist überladenen oder kostspieligen, internen Accounting Tools, welche von deutschen Unternehmen immer noch flächendeckend verwendet werden, vereinfachen SaaS-Anwendungen komplexe Prozesse, sind auf User Freundlichkeit ausgelegt und werden auf den Servern externer Anbieter installiert. Das bedeutet zum einen: einfache, web-basierte Onboardings für User*innen und regelmäßige Updates ohne unternehmenseigenen IT-Mehraufwand. Aber eben auch: Externalisieren von Daten.
SaaS sells! Der prognostizierte, weltweite Umsatz von SaaS-Unternehmen beträgt bis 2023 195,21 Mrd. US$ – bei einer Umsatzwachstumsrate von +17,9 % im Vergleich zum Vorjahr (Quelle: Gartner). Eine Entwicklung, die zweifelsohne auch durch die Art und Weise, wie Menschen und Unternehmen seit 2020 weltweit zusammenarbeiten, stark begünstigt wurde. Als Beweis genügt ein Blick auf die Nische der SaaS Arbeitsmanagement-Tools, welche sich die Renaissance antiker Arbeitsstrukturen und -abläufe auf die Fahnen geschrieben haben. Zu den bekanntesten Playern auf dem Markt gehören:
- mit Sitz in US: Airtable, Asana, Notion, ClickUp, Wrike, Basecamp, Celonis (Make), Hive, SmartSuite, Smartsheet, ProofHub
- mit Sitz in EU: Baserow, OpenProject
- mit Sitz in AU: Atlassian (Trello, Jira)
- mit Sitz in IL: Monday
Und damit „Willkommen im SaaS-Dschungel!“ – wo die Fülle an Möglichkeiten, um Prozesse zu optimieren, die Auswahl eines geeigneten Tools selbst zum Prozess macht. Die gute Nachricht: Damit niemand einen Kaltstart hinlegen muss, haben wir schon mal einen Zeh ins Wasser gehalten und anhand eines Use Case geprüft, wo und wie der Einsatz von SaaS-Tools Sinn machen kann.
Let’s dive in! Nehmen wir an, ein Unternehmen möchte beim Finanzabschluss mehr Fahrt aufnehmen und zieht dafür zum ersten Mal eine unternehmens-
externe, unkonventionelle Software-Lösung in Erwägung. Welche Kriterien müsste eine solche Software erfüllen, um einen erfolgreichen Kickstart hinzulegen?
- User Experience (UX): Die Software sollte über ein übersichtliches Dashboard und eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen, um das Onboarding und die Zusammenarbeit so reibungslos wie möglich zu gestalten.
- Single Point of Truth (SPOT): Um sicherzustellen, dass alle am Prozess beteiligten Personen zur richtigen Zeit mit den richtigen Daten arbeiten, sollte die Software über einen SPOT verfügen. Gleichzeitig muss ggf. berücksichtigt werden, dass die Daten nicht für alle einsehbar sein sollen und z.B. für bestimmte Abteilungen ausgeblendet werden können.
- Tabellenbasiert: Die Software sollte eine API zum Import und Export von (z.B. Excel-)Tabellen beinhalten sowie ein tabellenbasiertes Interface. Gleichzeitig sollte die Darstellung eine gewisse Dynamik in der Planung erlauben, z.B. indem Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten definiert und visualisiert werden können.
- Company-fit: Handelt es sich um eine langfristig kostengünstigere Alternative zu etablierten Accounting-Tools? Passt das Tool zur Zielgruppe, also den Mitarbeiter*innen des Unternehmens? Und geht es konform mit den Datenschutzvorgaben?
Ausloten der Möglichkeiten: Unsere Analyse hat ergeben, dass sich z.B. Anwendungen wie Airtable besonders gut für Organisationen eignen, die das Arbeiten in Excel gewohnt sind. Gleichzeitig stellt die Anwendung Unternehmen, die Prozessabläufe nur eingeschränkt sichtbar machen wollen, vor große Herausforderungen. Auch ClickUp positioniert sich als eine valide Option, die mit einer ganzen Fülle an Features wirbt. Sowohl ClickUp als auch Airtable bieten jedoch nicht die Möglichkeit an, Daten in Europa zu speichern. Mit Jira und Smartsheet lassen sich die Daten zwar auf europäischen Servern speichern, jedoch reicht die Usability nicht an die von Anwendungen wie Asana oder Wrike heran. Ein Vorteil von Asana ist, dass Daten auch in Deutschland gespeichert werden können und die Anwendung datenschutzkonform gemäß DSGVO ist. Zudem bietet Asana eine Excel-Schnittstelle. Wrike positioniert sich als gute und kostengünstige Alternative zu Asana.
Fazit: SaaS kann in einer zunehmend remote arbeitenden Finanzwelt neue Standards in der projektbasierten Zusammenarbeit setzen, doch die Auswahl der Anwendungen und Features ist schier unendlich und stellt viele Unternehmen vor ein echtes Entscheidungsdilemma. Damit aus „Lass mal was Neues probieren“ nach zwei Meetings nicht sofort „Das haben wir schon immer so gemacht“ wird, empfiehlt es sich, im Change Prozess so früh wie möglich digitale Experten an Board zu holen. Denn welches SaaS-Tool am besten geeignet ist, hängt ganz vom Anwendungsfall ab. Kompetenzen im Bereich Daten, Digitalisierung und in der Interaktion von Mensch und Maschine können Ihnen dabei helfen, nachhaltig wertvolle Entscheidungen für spezifische Unternehmens-Herausforderungen zu gestalten.
Sie wollen Ihre Finanzprozesse auf ein neues Level heben? Das Team der Digital Architects arbeitet grundsätzlich „Technologie-agnostisch“. Das heißt: Wir empfehlen Ihnen kein Tool, nur weil, wir es lieben oder es gerade in aller Munde ist. Wir empfehlen Ihnen genau das, was zu Ihnen passt – und arbeiten gemeinsam sinnvolle Ansätze in einem Design-Thinking-Workshop aus.
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Consultant, Digital Architecture
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