Der SaaS-Tool-Auswahlprozess: Aller Anfang ist schwer
Mit der Auswahl eines passenden SaaS-Enterprise-Tools verhält es sich wie mit dem Schreiben: Man weiß nicht so recht, wo man zuerst anfangen soll, es gibt eine Menge loser Enden, denen man hinterherjagt, zig Gedanken ziehen im Freistil Bahnen durch die Synapsen, die Leitungen fangen an zu glühen und letzten Endes ist dann doch irgendwie nichts Greifbares dabei und man lässt das Thema fallen wie ein heißes Würstchen.
Damit sich niemand beim Thema „SaaS-Enterprise-Tools“ die Finger verbrennt, haben die wts Digital Architects einen Plan aufbereitet, der dabei hilft, „einfach mal anzufangen“ und die richtige Entscheidung zu treffen. In den folgenden Absätzen erfahren Sie mehr dazu. Und was UX damit zu tun hat.
SaaS-Tools und UX: Was ist was – und warum ist das wichtig?
SaaS steht für „Software-as-a-Service“ und beschreibt im Enterprise-Planungs-Kontext Software, auf die Ihre Mitarbeitenden (in der Regel gegen eine Gebühr) von überall aus und meist direkt im Browser zugreifen können. Im Unterschied zu lokal implementierten IT-Lösungen läuft SaaS üblicherweise über die Cloud und wird durch die externen Anbieter regelmäßig aktualisiert. Das spart Zeit und Aufwände.
UX steht für „User Experience“ und beschreibt, dem Namen entsprechend, die Gesamtheit der Erfahrungen, die User mit der Anwendung eines Softwareprodukts, also seiner Usability, machen: Wie einfach ist es zu bedienen? Wie fühl ich mich dabei? Welche Erfahrungen mache ich während der Nutzung? Was macht mich glücklich? Was frustriert mich? Das Ziel einer guten UX ist, dafür zu sorgen, dass User bei der Anwendung maximal zufrieden sind und Paint Points auf ein Minimum reduziert werden.
Was hat das eine mit dem anderen zu tun? Immer mehr Unternehmen erkennen, dass Enterprise-Planning-Software anwenderorientiert sein muss. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Je besser die Usability der Software, desto weniger Fehler machen Mitarbeitende damit. Eine einfach zu implementierende und pflegeleichte Lösung zu finden, die sämtliche Bedürfnisse aller Stakeholder abdeckt und für eine rundum positive User-Erfahrung sorgt? Hey, … Jackpot!
Aber der Weg dorthin gleicht der berühmten Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Denn das Angebot ist mit Asana, Clickup, Jira, Airtable, Wrike, Stackfield — um nur ein paar zu nennen — mittlerweile riesig.
Schritt 1: Zielbild und -weg definieren
Vorsicht vor Schnellschüssen. Setzen Sie nicht Ihr ganzes Vertrauen und Ihre Hoffnungen in eine vielversprechende Softwarelösung, ohne vorher alle Möglichkeiten auszuloten und gemeinsam eine wohlüberlegte Entscheidung zu treffen.
Der Weg dorthin mag mühsamer sein, aber: Wir geben Ihnen die nötige Technologie- und Management-Expertise an die Hand und beraten Sie mit Herzblut Plattformunabhängig. Das heißt: Unsere Digital Architects begleiten Sie auf dem Weg zu einer Lösung, die funktioniert. Und sorgen dafür, dass alle Stakeholder gleichermaßen abgeholt werden.
Ein vollumfänglicher Lösungsansatz beginnt unserer Meinung nach damit, dass alle Stakeholder zusammenfinden und das gewünschte Zielbild qualitativ formulieren – in einem Kickoff-Workshop. Wir nennen diese Phase die Discovery Phase und helfen Ihnen gerne dabei, Bedürfnisse und Ideen zu moderieren, technologischen Ansprüche festzulegen, sowie gewünschte, messbare Outcomes zu definieren und Next Steps zu priorisieren.
Eine mögliche Blaupause für Ihre ganz eigene Discovery Phase: die Durchführung eines Workshops nach Lean-UX-Prinzipien („Lean UX – Designing Great Products with Agile Teams”, Jeff Gothelf & Josh Seiden). Hier legen Sie gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern die IST-Situation fest, definieren einen SOLL-Zustand und erstellen Annahmen darüber, wie sie diesen Zustand schnellstmöglich erreichen können. Die Key Driver im Lean-UX-Verfahren: schnell-getaktete Erprobung und Validierung der Thesen anhand von Prototypen und verkürzte Zykluszeiten unter Einbezug aller Stakeholder in einem kollaborativen Prozess.
Wir können Ihnen mit unserer ganz eigenen, für Ihren persönlichen Bedarf maßgeschneiderten Mischung aus Design-Thinking-, Lean-Startup- und Agile-Workshop-Methoden dabei helfen, alle nötigen Parameter für eine fundierte
SaaS-Tool-Entscheidung festzulegen.
Schritt 2: Testen und bewerten
Testen, testen, testen. Aus den rein hypothetischen Annahmen aus der Discovery Phase werden schrittweise konkrete Use Cases für Prototypen herausgearbeitet. Basierend auf den Workshop-Ergebnissen entwickeln und clustern wir im nächsten Schritt User Stories, leiten dazugehörige Features ab, entwickeln entsprechende Prototypen und vergeben für jede User Story und Feature pro Tool ein Rating auf einer anwenderorientierten 3-Punkte-Skala („User-centered decision matrix“).
Sie möchten eine hervorragende Usability Ihrer SaaS-Tools garantieren? Wir testen in Frage kommende Anbieter-Lösungen auf die beiden wichtigsten Komponenten: Ease of Use und Komfort-Funktionen. Darüber hinaus fließen weitere wichtige SaaS-Faktoren in unser Scoring-Modell ein – von Automatisierungsmöglichkeiten über Rechte, Rollenkonzepte, Datensicherheit & Compliance bis hin zu Reporting & Monitoring. Ganz nach unserem Anspruch, ganzheitliche Beratung mit Herzblut zu leisten.
So individuell wie Sie: Sie wollen SaaS nutzen, um Aufgaben zu verwalten, wiederkehrende Prozessschritte zu automatisieren, Abschlussprozesse kontinuierlich zu verbessern, Mitarbeiter zu verwalten oder einen übersichtlichen, digitalen Arbeitsraum zu schaffen? Gemeinsam finden wir heraus, was Sie wirklich brauchen und wie viel Sie Ihren Anwendern mit dem jeweiligen SaaS-Tool abverlangen.
Das Resultat? Am Ende ermittelt unsere nutzerzentrierte Entscheidungsmatrix eine passende SaaS-Tool-Empfehlung auf Grundlage eines Usability- und Feature-Scores.
Schritt 3: Repeat
Aber das war nur der Anfang. Denn mit SaaS-Tools und Ihren geschäftlichen Herausforderungen verhält es sich ähnlich: Ständig entstehen neue Anforderungen, Sie müssen sich an veränderte Umstände anpassen oder die Art Ihrer Prozesse muss umgestellt werden. Vielleicht brauchen Sie im nächsten Jahr schon ein ganz neues SaaS-Tool, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden?
Mit UX KPIs bleiben Sie up-to-date und auf der sicheren Seite. Fortlaufendes Benchmarking: Das wts UX-KPI-Dashboard basiert auf Fragebögen und gibt Ihnen die Möglichkeit, Potenziale im Bereich „Business“ und „UX/Usability“ zu testen, bevor entsprechende Anpassungen umgesetzt werden – und den Erfolg der Änderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen. So können Sie Ihre SaaS-Tool-Auswahl auf Grundlage von quantitativem und qualitativem Feedback kontinuierlich verbessern.
Fazit
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Beteiligten von Anfang an in die Auswahl des SaaS-Tools einbeziehen und sich auf Usability-Faktoren konzentrieren. Dies wird die Arbeit mit dem SaaS-Tool reibungsloser, kostengünstiger und langfristig nachhaltiger machen.
Damit Ihnen die digitale Transformation gelingt: Wir helfen Ihnen gerne dabei, einen sinnvollen SaaS-Tool-Selection-Workshop-Prozess, User-Centered-Decision-Matrizen und ein fundiertes UX-KPI-Dashboard aufzusetzen.
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