Viele Unternehmen haben die strategische Entscheidung bereits getroffen: Künstliche Intelligenz (KI) soll in der Steuerfunktion eingesetzt werden. Die Fragen, die sich die meisten dabei stellen, sind: Wo fangen wir an? Welche Aufgaben eignen sich hierfür am besten? Wie holt man das Team effektiv ins Boot?
Um den Einstieg zu erleichtern und greifbare Ergebnisse zu erzielen setzen wir unsere sogenannten AI Discovery Workshops ein. Sie helfen dabei, aus Ideen konkrete Projekte zu machen – praxisnah, motivierend und mit sofort spürbarem Nutzen.
Was ist ein AI Discovery Workshop?
Ein AI Discovery Workshop ist ein moderiertes Format, das Mitarbeitende und Führungskräfte befähigt, potenzielle Einsatzfelder für KI im eigenen Arbeitsumfeld zu identifizieren und zu bewerten.
Ziel ist es, gemeinsam Ideen zu entwickeln, zu priorisieren und erste realisierbare Projekte zu definieren – ohne dabei den Kopf in den Wolken zu verlieren oder in technischen Details zu versinken.
Die Ausgangslage: KI soll kommen – aber wo genau?
In vielen Tax-Funktionen ist die Entscheidung bereits gefallen: Künstliche Intelligenz soll zum Einsatz kommen. Offen bleibt jedoch die Frage: Womit sollen wir anfangen?
Was man jetzt braucht, sind erste kleine Erfolge:
- Schnell umsetzbare Projekte
- Spürbarer Mehrwert im Alltag
- Motivation fürs Team
Hier setzt der AI Discovery Workshop an – zwischen strategischer Vision und konkreter Umsetzung.
So läuft ein AI Discovery Workshop ab
1. Vorbereitung: Wünsche sammeln – ganz ohne Filter
Vor dem eigentlichen Workshop werden die Teilnehmenden gebeten, Aufgaben oder Prozesse zu nennen, die sie gerne automatisieren würden. Wichtig dabei ist, dass es noch nicht um technische Machbarkeit oder Datenlage geht – sondern um ein "Blue Sky Thinking" - eine Ideensammlung ohne Denkverbote.
Der Vorteil: Die Teilnehmenden erleben einen Freiraum für echte Bedürfnisse, da sie ihre Ideen äußern können, ohne sich gleichzeitig Gedanken über konkrete Lösungsmöglichkeiten machen zu müssen. Dadurch entstehen oft überraschende Perspektiven aus dem Team, die im gewohnten Arbeitsalltag möglicherweise verborgen geblieben wären.
Typische Einreichungen aus unserer Beratungspraxis:
- "Ich muss monatlich dieselben Zahlen aus vier Systemen kopieren – kann mir eine KI dabei helfen?"
- "Könnte eine KI nicht die Steuerrelevanz von Verträgen vorprüfen?"
- "Ich verliere jeden Monat Stunden mit dem Erstellen von Reports."
2. Einstieg im Workshop: KI verständlich erklärt
Gerade in der Steuerabteilung ist die Skepsis gegenüber vermeintlichen Buzzwords oft groß. Deshalb startet der Workshop mit einer kompakten Einführung in das Thema Künstliche Intelligenz.: Dabei wird erläutert, was unter KI zu verstehen ist, welche Potenziale mit ihrem Einsatz verbunden sind – und wo ihre Grenzen liegen. Es wird aufgezeigt, weshalb KI ausgerechnet jetzt im steuerlichen Kontext eine so zentrale Rolle einnimmt, obwohl die grundlegenden Technologien bereits seit vielen Jahren existieren.Zudem wird dargelegt, für welche Anwendungsfälle sich KI besonders eignet, wo regelbasierte Ansätze nach wie vor die bessere Wahl darstellen und wie eine sinnvolle Kombination beider Herangehensweisen aussehen kann. Schließlich werden realistische Use Cases vorgestellt und aufgezeigt, bei welchen es sich derzeit noch um Zukunftsmusik handelt.
Ziel der kurzen theoretischen Einführung ist es, Verständnis zu schaffen, ohne dabei zu überfordern.
3. Kriterien für erfolgreiche KI-Projekte: Was macht einen guten Use Case aus?
Für einen guten Use Case müssen mindestens zwei wesentliche Anforderungen erfüllt sein: Ein greifbarer Nutzen und eine technische Machbarkeit.
Die Einschätzung des Nutzens eines potenziellen Use Cases ergibt sich aus der gemeinsamen Diskussion, welche Faktoren ein KI-Projekt wirklich wertvoll für das Team machen, z.B.:Wertschöpfung: Welchen konkreten Mehrwert bringt der Use Case für die Mitarbeitenden oder das Team?
- Nutzerfreundlichkeit: Wie einfach ist die Lösung im Alltag anwendbar?
- Effizienzsteigerung: Wie viel Zeit kann eingespart werden? Wie häufig wird der Prozess durchlaufen?
- Zukunftsfähigkeit: Lässt sich die Lösung flexibel an neue Anforderungen anpassen?
Durch diese Bewertung entsteht ein erstes Gespür dafür, welche Ideen Potenzial haben – und welche vielleicht (noch) nicht.
Die Umsetzbarkeit wird u.a. anhand folgender Fragen analysiert:
- Wie genau läuft der Prozess derzeit ab?
- Welche Daten liegen vor – und in welcher Qualität?
- Wer trifft welche Entscheidungen auf welcher Basis?
- Ist der Prozess stabil genug für eine Automatisierung?
4. Der Evaluierungs-Teil: Die Now-How-Wow-Ciao-Matrix
Jetzt geht’s ans Sortieren: Welche Idee landet wo? Die sogenannte Now-How-Wow-Ciao-Matrix hilft dabei, Machbarkeit und Nutzen der Ideen visuell darzustellen.
Erfahrungsgemäß sind hier auch immer Ideen enthalten, von denen ein hoher Mehrwert bei guter Machbarkeit erwartet wird - allerdings nicht (allein) durch eine KI-Lösung. Je nachdem, ob es beim Workshop ausschließlich um die Identifikation von reinen KI-Use-Cases geht oder das Team technologieunabhängig nach Lösungen für die vorhandenen Probleme sucht, werden auch solche Cases weiterverfolgt oder zunächst geparkt.
Durch die gemeinsame Einordnung lassen sich die Anwendungsfälle vom Team priorisieren: Wo starten wir? Welche Ideen kommen später? Und welche lassen wir besser ganz?
5. Das Ergebnis: Eine Projekt-Roadmap, die motiviert
Am Ende des Workshops steht eine übersichtliche Projektmatrix, die als Grundlage für die Priorisierung der weiteren Umsetzung dient:
- Erste Quick-Wins sind klar definiert
- Komplexere Ideen sind vorgemerkt
- Verantwortlichkeiten und nächste Schritte sind festgelegt
Die Psychologie hinter dem Workshop
Ein erfolgreicher AI Discovery Workshop bringt Menschen ins Handeln – und das aus mehreren Gründen:
- Erlebnis statt Theorie: Anstatt nur über KI zu reden, erleben die Teilnehmenden, wie Ideen konkretisiert werden.
- Co-Creation statt Vorgabe: Die Lösungen entstehen aus dem Team – dadurch steigt die Akzeptanz und Motivation.
- Schnelle Erfolge statt langer Planung: Durch die Fokussierung auf Quick-Wins entsteht Dynamik – und die Überzeugung, dass Veränderung machbar ist.
Fazit: Der beste Zeitpunkt ist jetzt
AI Discovery Workshops sind eine strukturiert-kreative Methode, um den Einstieg in die KI-Welt greifbar zu machen. Statt lange zu überlegen, welcher Use Case der perfekte ist, gilt: Einfach mal anfangen – und gemeinsam entdecken, was möglich ist.
