Zahlreiche Unternehmen haben in den letzten zehn Jahren mit erheblichem Aufwand ein Tax Compliance Management System (Tax CMS) aufgebaut. Nun stehen sie vor der Herausforderung, dieses Tax CMS nachhaltig in den Regelbetrieb zu integrieren und aufrechtzuerhalten.
Unserer Wahrnehmung nach liegt dies vor allem daran, dass die meisten Tax CMS vor allem aus manuellen Stichprobenkontrollen bestehen, deren kontinuierliche Durchführung und Dokumentation – oft noch in Excel basierten Risiko-Kontroll-Matrizen – in der Praxis mit erheblichem Aufwand verbunden ist. Abhilfe schafft in der Regel nur die Digitalisierung!
Wie aber schafft man es, das Tax CMS stärker zu digitalisieren?
Der Weg dorthin führt zum einen über die Prozesse, insbesondere aber über die Daten! Anstelle oder als Ergänzung zu manuellen Risk Assessments sollten die ERP-Rohdaten mittels Prüfregeln analysiert und auf Grundlage der Ergebnisse risikomitigierende Maßnahmen abgeleitet werden.
Was steckt hinter dem Modul SAP RAM?
Für all diejenigen, die bereits auf SAP S/4 HANA umgestellt haben, bietet SAP mit dem Modul SAP Risk and Assurance Management (SAP RAM) nunmehr eine sehr gute Möglichkeit, entsprechende datenbasierte Prüfroutinen in SAP umzusetzen und zugleich das gesamte Tax CMS digital abzubilden und nachzuhalten.
Vielen ist vielleicht bereits SAP Tax Compliance bekannt, welches bereits die Etablierung von datenbasierten Prüfroutinen ermöglichte, allerdings - durchaus aufwändig - als On-Premise Lösung aufgesetzt werden musste. Anders verhält es sich dagegen mit SAP RAM, das als native Cloud-Lösung mit der Subscription "up-and-running" ist. Es werden also für die technische Einrichtung keine umfangreichen IT-Ressourcen im Unternehmen vor Ort benötigt. Zudem werden bei SAP RAM – im Unterschied zu SAP Tax Compliance - keine Daten repliziert, sondern die Buchungsdaten bleiben im ERP-System (Stichwort: 'Single Source of Truth'). Die Prüfroutinen werden mittels ODATA Services durchgeführt und nur die Treffer, die sog. "Issues", werden ins SAP RAM übertragen und dort angezeigt. Das bedeutet, dass SAP RAM die Prüfroutinen direkt zu den Daten bringt, was im Regelbetrieb einen enormen Vorteil darstellt.
Ähnlich wie SAP Tax Compliance erlaubt SAP RAM ein umfassendes Issue-Handling: Sobald eine Prüfroutine Treffer erzeugt, können diese einem definierten Verantwortlichen zur Prüfung und Korrektur zugewiesen werden, welcher über SAP RAM direkt auf den zugrundeliegenden Beleg oder die Transaktion zugreifen kann. So können Fehler gleich direkt an ihrer Entstehungsquelle – und idealerweise zeitlich vor Abgabe einer Erklärung – korrigiert werden. Die Ergebnisse des Issue-Handlings werden in SAP RAM dokumentiert, so dass die Korrektur und somit auch die Durchführung der Kontrollen automatisiert nachgewiesen werden kann. Dieses Issue-Handling unterstützt Steuerabteilungen sehr gut dabei, ihrer Governance-Funktion im Rahmen eines Tax CMS nachzukommen: Die Steuerfunktion definiert dabei die Prüfroutinen und überwacht damit die in den Vorprozessen generierten steuerrelevanten Daten. Eine Fehlerkorrektur übernimmt sie nicht selbst, sondern weist die "Issues" den jeweiligen Fachabteilungen zur Prüfung zu, welche die Daten originär erzeugt haben (1st Level Kontrolle). Das ist ein enormer Vorteil gegenüber manuellen Stichproben, die üblicherweise eher retrogard über GRC-Tools gesteuert werden (2nd Level Betrachtung).
Allein die Daten helfen aber am Ende nicht weiter und für eine zielgerichtete Ausgestaltung der Prüfroutinen ist ein solides Verständnis der End-to-End Prozesse unabdingbar. Für Unternehmen, die ihre Prozesse in SAP Signavio dokumentieren, gibt es gute Nachrichten: SAP Signavio ist direkt in SAP RAM integriert. Das bedeutet, dass Kontrollen und Risiken aus SAP RAM automatisch nach SAP Signavio übertragen werden und damit direkt in den Prozess verankert werden können. Dadurch besteht die Möglichkeit, den gesamten End-to-End-Prozess einschließlich der allokierten Risiken und Kontrollen vollständig digital abzubilden und zu steuern. Der entscheidende Vorteil dabei ist, dass die Daten nur einmal gepflegt werden müssen, was in der Praxis ein bedeutender Faktor ist.
Einer der weiteren Vorteile des Systems ist zudem, dass es sowohl manuelle als auch automatisierte Kontrollen abbilden kann. So können Unternehmen den Automatisierungsgrad des Tax CMS allmählich erhöhen, indem man manuelle Prüfroutinen sukzessive in automatisierte umwandelt. Das macht die Transformation von einem manuellen zu einem digitalen Tax CMS sehr viel einfacher und erhöht die Akzeptanz im Unternehmen.
Zu einer vollständigen Dokumentation des Tax CMS gehört, wie schon erwähnt, natürlich auch die Risikoseite inklusive entsprechender Bewertung sowie die Verknüpfung der Risiken mit den Kontrollen. SAP RAM erlaubt es uns, bisher manuell erstellte Excel Risiko-Kontroll-Matrizen mit sämtlichen Spalten – inklusive Individueller Bewertungslogik über konfigurierbare Parameter abzubilden und mit den Maßnahmen bzw. Kontrollen zu verknüpfen. Ein weiterer beträchtlicher Vorteil gegenüber zahlreichen GRC Tools!
Zuletzt bietet SAP RAM eine Simulationsfunktion. Diese ermöglicht es, die Ergebnisse einer Prüfung zu simulieren, bevor sie 'scharf' geschaltet wird. So kann die Prüfroutine getestet und gegebenenfalls nachjustiert werden, bis sie für das Unternehmen passgenau ist.
Fazit
Mit SAP RAM steht uns nun ein sehr "mächtiges" Tool zur Verfügung, welches uns erlaubt das Tax CMS vollumfänglich abzubilden und zu administrieren. Zudem können wir den Digitalisierungsgrad des Tax CMS schrittweise erhöhen, da das Tool sowohl manuelle als auch automatisierte, datenbasierte Kontrollen unterstützt. Die "Installation" ist einfach und es werden keine umfangreichen IT-Ressourcen benötigt.
Das wichtigste Feature: SAP RAM erlaubt ein umfassendes Issue-Handling - die Daten werden direkt an der Quelle korrigiert, was mittelfristig die Datenqualität insgesamt erhöht. Damit ist SAP RAM für all diejenigen, die bereits auf S/4 HANA umgestellt haben, sicherlich das Mittel der Wahl, um ihr Tax CMS zu digitalisieren.
