SAP S/4HANA-Projekte sind groß und komplex und betreffen das ganze Unternehmen. Zu Beginn werden zahlreiche Workshops durchgeführt, um die Anforderungen für das neue Set-up zu erfassen. In der Regel geht man dabei prozessbasiert vor und da steuerliche Aspekte nahezu jeden Prozess im Unternehmen tangiert, ist der Input der Steuerabteilung an vielen Stellen im Projekt gefragt. Das ist erstmal mühsam und angesichts von begrenzten Ressourcen stellt sich für die Steuerabteilung immer wieder die Frage:
Wie intensiv involvieren wir uns und wo liegt am Ende der Benefit?
Welche Chancen bietet also die Transformation aus steuerlicher Sicht?
Der vielleicht größte Vorteil liegt darin, dass auch andere Abteilungen sich im Rahmen der Transformation sortieren und die Chance nutzen, ihre Prozesse neu zu strukturieren. Steuerabteilungen haben so die einmalige Chance, die steuerlichen Anforderungen in die neu strukturierten Prozesse zu verankern und sicherzustellen, dass beispielsweise Rohdaten von Anfang an mit einem steuerlichen Fokus verarbeitet werden. Darin liegt ein riesiges Effizienzpotential!
Zudem bietet die Umstellung auf SAP S/4HANA eine einmalige Chance, die steuerlichen Prozesse viel stärker zu automatisieren (z.B. die Vornahme eines automatisierten Filings mittels DRC (Document and Reporting Compliance) oder die Nutzung eines Tax Ledgers).
Darüber hinaus steht mit SAP S/4HANA steht eine riesige und performante Datenbank zur Verfügung, die es uns ermöglich, viel intensiver mit den Rohdaten zu arbeiten als bisher.
Das alles zahlt auch auf das Thema Digitalisierung des Tax CMS ein. Denn es gilt: Je besser die Rohdaten im ERP aufbereitet sowie strukturiert sind und je besser das Verständnis von den Prozessen ist, desto zielgerichteter können steuerliche Anforderungen verankert werden und am Ende auch automatisierte Prüfroutinen greifen!
Dies soll nachfolgend anhand eines einfachen Beispiels veranschaulicht werden:
Im Rahmen einer Prüfroutine sollen alle ausländischen Kreditoren, die auf einem Lizenzkonto gebucht sind, ausgewertet und mit denjenigen Kreditoren, die in der Quellensteueranmeldung erfasst sind, abgeglichen werden.
Eine solche Prüfroutine würde sicherlich viele Kreditoren auswerfen, die zurecht nicht in der Anmeldung erfasst sind, weil sie insbesondere über eine gültige Freistellungsbescheinigung verfügen. Wäre die Freistellungsbescheinigung mit ihrer Gültigkeit in SAP hinterlegt, könnte diese als zusätzlicher Filter in die Prüfroutine einbezogen werden. Das Ergebnis wäre, dass die Prüfroutine zielgerichteter wirken und weniger False Positives produzieren würde. Voraussetzung ist jedoch, dass die relevante Information – die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung – für eine Auswertung tatsächlich auch zur Verfügung steht. Eine solche Anforderung sollte durch die Steuerabteilung definiert und sinnvollerweise im Rahmen des Transformationsprojektes eingebracht werden.
Fazit
Eine Digitalisierung im Steuerbereich gelingt am besten dann, wenn steuerliche Aspekte eng mit den übrigen Prozessen im Unternehmen verzahnt sind. Hierfür bieten SAP S/4HANA-Transformationsprojekte eine großartige Chance. Damit sich dieses Upside-Potential jedoch realisiert, ist es unabdingbar, dass sich die Steuerabteilung intensiv in das Projekt einbringt. In einem modularen Projektansatz unterstützen wir unsere Mandanten dabei, dies möglichst ressourcenschonend und zielgerichtet zu tun und gleichzeitig den größtmöglichen Nutzen aus der Transformation zu ziehen.
