Viele Unternehmen befinden sich inmitten der heißen Phase für die Zusammentragung und Validierung der Daten ihrer erklärungsrelevanten Einheiten. Ab dem 01.07.2022 müssen sämtliches Grundvermögen sowie alle land- und forstwirtschaftlichen Betriebe auf den Stichtag 01.01.2022 neu erklärt werden.
Mit dem neuen Bewertungsverfahren wird nicht nur das bestehende Einheitswertverfahren ersetzt, sondern erstmalig auch auf eine vollständig digitale Art der Erklärungsabgabe gesetzt. Anders als in der Vergangenheit ist eine papierbasierte Erklärung nicht vorgesehen. Stattdessen ersetzt eine elektronische Abgabe per ELSTER-Schnittstelle das bisherige Verfahren. Gleichwohl bestehen zur Zeit noch einige Unsicherheiten bezüglich der genauen Datenanforderungen.
Bereits im Sommer letzten Jahres hatte das BMF Entwürfe verschiedener Ländererlasse zur Anwendung der neuen Bewertungsregelungen für die Grundsteuer versendet. Damit wurde seitens der Finanzverwaltung erstmalig eine belastbare Grundlage veröffentlicht, auf die sich Unternehmen bei der Zusammentragung und möglicherweise Neuerhebung von Erklärungsdaten stützen konnten.
Seit diesem Zeitpunkt sind die Vorgaben mehrfach erweitert und konkretisiert worden:
- Durch die Veröffentlichung verschiedener Versionen der Erklärungsformulare für die Einreichung der Grundsteuerwerterklärung wurden die Datenanforderungen der Bundesländer, in denen das Bundesmodell für die Bewertung zur Anwendung kommt, offenbar.
- Fortlaufende Releases der ERiC-Schnittstelle geben Aufschluss über die technischen Anforderungen bezüglich einzelner Datenfelder sowie der Struktur der Daten; über Validierungsregeln werden darüber hinaus konkrete Anforderungen an Datenverknüpfungen und den Aufbau von Aktenzeichen für die Abgabe deutlich.
- Im koordinierten Ländererlass der Finanzbehörden von Ende 2021 finden sich weitere Präzisierungen zu steuerlichen Sachverhalten, beispielsweise in Bezug auf Kernsanierungen und Übergangsregelungen bei der Meldung von Veränderungen im Immobilienbestand.
Weitere Änderungen werden im Zuge der Veröffentlichung der Formulare für die einzelnen Ländermodelle und aufgrund der im Mai dieses Jahres erscheinenden Details zu land- und forstwirtschaftlichen Einheiten erwartet. Zudem muss mit weiteren Anpassungen auch auf Bundesmodellebene sowie mit überarbeiteten Validierungsregeln gerechnet werden.
All die genannten Änderungen führen dazu, dass auf Seiten des Steuerpflichtigen einige Unsicherheiten darüber bestehen, welche Daten konkret für die Abgabe der Steuererklärungen notwendig sind und wie diese Daten strukturiert sein müssen. Die Datenanforderungen geraten zum „Moving Target“.
Durch die zukünftig verpflichtende digitale Erklärungsabgabe besteht für viele Unternehmen zudem erstmalig die Notwendigkeit, große Mengen ihres Grundbesitzes auf einen Schlag elektronisch zu melden.
Hierdurch ergeben sich eine Reihe von Änderungen, die insbesondere mit Blick auf die notwendigen Datenanforderungen einen großen Einfluss haben und im Rahmen von Mandantenprojekten häufig zutage treten:
- Strikte Prüfung von Eingabefeldern: Durch automatisierte Validierungen auf der Ebene einzelner Formularfelder innerhalb der ERiC-Schnittstelle soll verhindert werden, dass fehlerhafte und unerwünschte Daten übertragen werden. So führen beispielsweise Tippfehler in Gemeindebezeichnungen oder Zahlendreher in Postleitzahlen zu einer Fehlermeldung bei der Übertragung von Erklärungen. Zudem können Felder wie Beschreibungen, z. B. zur Lagebezeichnung eines Grundstücks oder einzelner Räume innerhalb eines Gebäudes, erzwungen und hinsichtlich eines Mindestumfangs geprüft werden.
- Besondere Bedeutung von Einheitswert-Aktenzeichen und Steuernummern: Den bislang im Rahmen der Einheitsbewertung verwendeten Aktenzeichen wird auch zukünftig eine besondere Bedeutung zuteil, denn ohne Aktenzeichen ist eine Übermittlung der Erklärung nicht möglich. Zudem werden Aktenzeichen hinsichtlich ihrer Struktur (Aufbau in der Form xxx/xxx/xxxx/xxx/xxx/x) und länderspezifischer Präfixe (z. B. Länderpräfix 2 für steuerliche Einheiten in Sachsen) überprüft. In vielen Fällen liegen aber beim Erklärungspflichtigen nur Aktenzeichen vor, die diesem Aufbau nicht entsprechen, etwa weil die letztmalige Einheitswertfeststellung vor vielen Jahrzehnten erfolgte, als andere Strukturen zum Aufbau verwendet wurden.
- Abweichungen zwischen Datenbestand in Liegenschaftssystemen und erklärungsnotwendigen Daten: Durch die strikte Feldprüfung bei der Schnittstellenübertragung treten Unterschiede in Bezug auf die Datenhaltung zwischen Quellsystemen unmittelbar zutage. Kleinere Abweichungen, wie z. B. zusammengesetzte Hausnummern „2a-b“ müssen aufgrund der Vorgaben im Formular in separate Felder für Hausnummer „2“ und Zusätze „a-b“ aufteilt werden. Je nach Umfang und Qualität des Datenbestands sind diese Aufbereitungen Teil von Datenvorbereitungsprojekten, um einen abgabefähigen Datenbestand sicherzustellen.
Erschwerend kommt hinzu, dass die Kommunikation seitens der Finanzverwaltungen unterschiedlich erfolgt. So erhalten Steuerpflichtige in einzelnen Ländern eine Erklärungsaufforderung von den zuständigen Finanzämtern, zum Teil mit Listen der benötigten Aktenzeichen und der zu erklärenden Flurstücke.
Auch die Beschaffung einzelner Daten gerät schnell zur Herausforderung. Für die verpflichtend anzugebenden Bodenrichtwerte existiert mit BORIS-D grundsätzlich eine bundesweit verfügbare Plattform, über die Werte elektronisch anhand einer Adresse abgefragt werden können. Die Nutzung der dort hinterlegten Daten ist von Seiten der Finanzverwaltung allerdings explizit ausgeschlossen. Stattdessen wird auf die Nutzung der einzelnen Länderportale verwiesen. Unternehmen, die bislang auf diese Datenquelle gesetzt haben und Grundbesitz in verschiedenen Bundesländern haben, sind nun kurzfristig mit der Suche nach Alternativen konfrontiert.
Die aufgeführten Herausforderungen bei der Datenbeschaffung machen zwei Dinge deutlich: Zum einen müssen die aktuellen Anforderungen für erklärungsnotwendige Daten kontinuierlich beobachtet und im Datensammelprozess berücksichtigt werden. Zum anderen ist es für Steuerpflichtige keine Option, mit der Datenbeschaffung bis zur Finalisierung der Anforderungen zu warten.
Für Unternehmen insbesondere mit mittlerem bis großem Immobilienbestand ist der ständige Abgleich der Anforderungen und die Aktualisierung des eigenen Datenbestands kaum zu bewältigen. Auch die Verwendung einer externen Software-Lösung zur Erklärungsübermittlung löst dieses grundsätzliche Problem nicht.
Der WTS-Grundsteuer-Service setzt aus diesem Grund auf einen kombinierten Ansatz aus einem individuellen Beratungsangebot im Rahmen von Datenvorprojekten und Tool-basierter Erklärungserstellung, -freigabe und -übermittlung. Dadurch stellen wir sicher, dass unsere Mandanten frühzeitig mit der Sammlung und Strukturierung ihrer Daten beginnen können und trotzdem jederzeit bei geänderten Anforderungen auf eine saubere Datenbasis zurückgreifen können.
