Wie Tax Data Analytics das Steuerwesen revolutioniert

Data is good, Analytics is better: das Thema Tax Data Analytics gewinnt im Steuerwesen rasant an Bedeutung. Steuerpflichtige stehen vor der Herausforderung, die ständig wachsende Flut an steuerlich relevanten Daten effizient zu managen und dabei unliebsame Überraschungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden. Durch gezielte Analysen und die Automatisierung datengetriebener Prozesse lassen sich wertvolle Einblicke gewinnen, Risiken minimieren und Optimierungspotenziale ausschöpfen. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern ermöglicht auch fundierte, datenbasierte Entscheidungen, die den Stellenwert der Steuerabteilung im Unternehmen erhöhen.

Warum ist Data Analytics wichtig?

Der Trend der Finanzverwaltung ist eindeutig: Steuerliche Außenprüfungen werden zunehmend datenbasiert. Das heißt für steuerrelevante Daten, dass sie weitestgehend ausschließlich elektronisch und in einem standardisierten Format bereitgestellt werden sollen. Steuerrelevante Daten umfassen nicht nur die Endergebnisse im Datenverarbeitungsprozess. Vielmehr geht es auch um all die Daten, die ganz am Anfang der steuerlichen Prozesse stehen, wie Buchungsdaten, sowie die Datenverarbeitung selbst. Gleichzeitig rüstet die Finanzverwaltung durch den verstärkten Einsatz von Datenanalyse- und Datenvisualisierungstools auf und ist zunehmend in der Lage, die angefragten Daten umfassend zu analysieren.

Fehler bei der Datenqualität vermeiden

Steuerabteilungen müssen hierfür oft erstmal ein Puzzle aus verschiedenen Datenpunkten zusammensetzen. Sofern sie bei der Entstehung der Grunddaten kein Mitspracherecht hatten, bleiben integrierte Ansätze häufig aus. Daten müssen dann außerhalb der ERP-Systeme in das jeweils benötigte Format gebracht werden – häufig in mühsamen, manuellen und repetitiven Schritten. Diese Prozesse, die oft in Tabellenkalkulationen wie MS Excel stattfinden, stoßen schnell an ihre Grenzen, bergen das Risiko schlechter Datenqualität und sind äußerst zeitintensiv. Dadurch wird viel Potenzial zur Erhöhung der Compliance und zur Nutzung steuerlicher Vorteile verschenkt.

Chancen für Steuerpflichtige

Steuerpflichtige sind keineswegs machtlos. Mit dem intelligenten Einsatz von Tax Data Analytics und den richtigen Tools können sie nicht nur repetitive und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren, sondern auch die Compliance erhöhen und steuerliche Potenziale erschließen. Grundsätzlich lassen sich Data & Analytics-Projekte im Steuerbereich in zwei Hauptkategorien einteilen: die Automatisierung wiederkehrender datengetriebener Prozesse und die Massendatenanalyse:

• Bei der Automatisierung geht es darum, regelmäßig wiederkehrende manuelle Prozesse – sei es wöchentlich, monatlich oder jährlich – durch fortschrittliche BI-Tools zu automatisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler.
• Die Massendatenanalyse hingegen zielt darauf ab, große Datenmengen zu durchforsten und Erkenntnisse zu gewinnen, die bisher im Verborgenen lagen. Durch die Analyse dieser Daten können wertvolle Muster und Trends aufgedeckt werden, die zu fundierteren Entscheidungen und strategischen Vorteilen führen.

Die Grenzen zwischen Automatisierung und Massendatenanalyse sind dabei oft fließend.

Beispiele für Tax Data Analytics-Projekte

Automatisierung:

• Erstellung der neuen Transaktionsmatrix
• Erstellung von CbCR Tabelle I auf Knopfdruck
• Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• Durchführung wiederkehrender Prüfungen zur laufenden steuerlichen Validierung im Rahmen eines internen Kontrollsystems (IKS) oder Tax CMS

Massendatenanalysen:

• Analyse von Steuerrisiken und -potenzialen, z.B. aus Verrechnungspreissicht
• KPI-Ermittlung im Bereich der Ertragssteuern
• Simulation von Betriebsprüfungsrisiken und Folgewirkungen
• Massenauslesen von PDF-Dokumenten, Strukturierung dieser Daten und Abgleich mit z. B. ERP-Daten
• Forecasting von Steuerpositionen und Abgleich mit Ist-Werten zur Identifizierung auffälliger Abweichungen
• Ermittlung von Risikobewertungen basierend auf CbCR-Daten

So wählen Sie das richtige Tool für Tax Data Analytics-Projekte

Um Data & Analytics-Projekte im Steuerbereich erfolgreich umzusetzen, ist die richtige Auswahl der Tools entscheidend. Sowohl Low-Code-Tools als auch Spezialsoftware können dabei verwendet werden. 

Für einen schnellen Einstieg in das Thema Data & Analytics bieten Low-Code-Tools wie Alteryx oder KNIME bereits die Möglichkeit, bestehende Prozesse flexibel zu automatisieren und maßgeschneiderte Analysen durchzuführen. Sie sind nicht auf den Steuerbereich beschränkt, sondern können flexibel für die Analyse von Daten in verschiedenen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden. Zur Visualisierung der Ergebnisse kann MS Power BI herangezogen werden. Ein beispielhaftes Dashboard, das die Anpassungsrisiken aufgrund einer fehlenden Margensteuerung aus Verrechnungspreissicht zeigt, wird im Folgenden dargestellt.

Spezialsoftware hingegen ist auf spezifische Bereiche zugeschnitten und hat den Vorteil, dass sie vorgefertigte Berechnungslogiken enthält und an spezielle IT-Systeme anknüpfen kann (z.B. im Zoll-Bereich). Zudem kann sie direkt in ERP-Systeme eingebunden werden, wie beispielsweise im Bereich der SAP Tax Compliance.

Die Auswahl der konkreten Tools hängt von den jeweiligen Anforderungen und der Datenverfügbarkeit ab.

Fazit und Ausblick

Tax Data Analytics ist im Steuerwesen unverzichtbar, da es Unternehmen ermöglicht, große Datenmengen effizient zu managen, Risiken zu minimieren und Optimierungspotenziale auszuschöpfen. Durch gezielte Analysen und Automatisierung sparen Unternehmen Zeit und treffen fundierte, datenbasierte Entscheidungen. Künstliche Intelligenz verstärkt diese Vorteile, indem sie Muster und Anomalien erkennt, die manuell schwer zu entdecken wären, und so zu präziseren Vorhersagen und strategischen Vorteilen führt. Insgesamt steigert Tax Data Analytics die Effizienz, Compliance und den strategischen Wert der Steuerabteilung.