Anwendungen im Bereich Umsatzsteuer

Bei der Umsatzsteuer (USt., englisch Value-Added Tax bzw. VAT) handelt es sich um eine indirekte Steuer auf die Wertschöpfung eines Unternehmens. Sie wird als Teil des Entgelts für Lieferungen und sonstige Leistungen eines Unternehmens erhoben. Bis auf wenige Ausnahmen sind davon alle angebotenen Produkte und Dienstleistungen betroffen. Auf vom Unternehmen zu begleichenden Rechnungen wird die ausgewiesene Umsatzsteuer auch als Vorsteuer bezeichnet. Rechtliche Vorgaben und Regelungen zur Umsatzbesteuerung sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) definiert.

Für Unternehmen zählt die Umsatzsteuer nicht zu den betrieblichen Kosten, sondern bildet regelmäßig einen durchlaufenden Posten. Unternehmen müssen die Umsatzsteuer auf ihre angebotenen Produkte und Dienstleistungen in Eigenverantwortung direkt vom Kunden erheben und ans Finanzamt abführen. Aktuell erfolgt die Abrechnung mit dem Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuer-Jahreserklärung noch in einem regelmäßigen Turnus. Zukünftig ist eine zeitnahe Meldung auf Einzeltransaktionsbasis geplant. Im Falle einer nicht korrekt durchgeführten Umsatzsteuer-Abrechnung besteht die Gefahr, sich der Steuerhinterziehung schuldig zu machen.

Es existieren grundsätzlich zwei mögliche Vergehen:

(1) Angabe von zu geringen Umsätzen

(2) Zu hoch aufgeführte Vorsteuerbeträge

Zur Vermeidung von Umsatzsteuerbetrug ist es ein wesentliches Ziel der Steuerabteilung, die umsatzsteuerliche Voranmeldung bzw. die Meldung von Einzeltransaktionen möglichst korrekt durchzuführen. Insbesondere bei regelmäßig durchgeführten, hohen Korrekturen kann das Finanzamt ansonsten auch einen gewissen Vorsatz unterstellen. 

Experteninterview

Was konkret seht ihr, wenn ihr euch die Steuerfunktion der Zukunft im Unternehmen vorstellt? Wie kann diese künftig einen Mehrwert im Unternehmen generieren und wie werden die technologischen Innovationen deren Arbeit im Unternehmen in den nächsten Jahren verändern?

Ich glaube, dass die Steuerabteilung der Zukunft den gleichen Auftrag haben wird wie heute. Hier zählen in erster Linie die Minimierung von Steuerrisiken und die optimale Erfüllung von Compliance Aufgaben. Die Einführung von Künstlicher Intelligenz beeinflusst dabei weniger die Aufgabe an sich. Vielmehr verändert sie die Art und Weise, wie Aufgaben erfüllt werden und welche Tools bzw. Werkzeuge dabei zum Einsatz kommen.

In dem Zusammenhang wird sich auch die Personalstruktur verändern. Waren früher in einer Steuerabteilung mit 60 Mitarbeitern vielleicht zwei bis drei Personen mit einem digitalen Auftrag betraut, werden es in Zukunft wohl eher zehn bis 15 oder sogar mehr sein. Eine Entwicklung, die in Zukunft vor allem durch die fortschreitende Digitalisierung des Steuerreportings vorangetrieben wird. Soll heißen, dass sich die Steuerabteilung funktional erheblich umfangreicher hin zum Daten-Owner und Daten-Processor wandelt.

Auch das Thema „Real Time Reporting“ wird den Bereich der Indirect Tax künftig nachhaltig prägen. Hier muss die Finanzverwaltung zeigen, dass die geforderten und erhobenen Datenmengen am Ende auch tatsächlich verarbeitet werden können. Aktuell scheint das zumindest in Deutschland nicht der Fall zu sein, während andere Länder wie Italien oder Spanien hier bereits einen Schritt weiter sind.

Zusammengefasst wird es bei der Umsatzsteuer in der Zukunft nur noch um das Thema Daten gehen. Wer hat die Daten? Wer nutzt die Daten? Und wer bekommt diesen Prozess gesteuert?

Auch der klassische steuerliche Beratungsauftrag einer Steuerabteilung wird sich in Zukunft mit Veränderungen konfrontiert sehen: Wenn die großen Verlage ihre Informationen in generative Sprachmodelle wie bspw. ChatGPT überführen, dürfte sich vor allem der Research-Prozess wandeln. Die Steuerabteilungen werden dann vermehrt selber nach einer Lösung für ein Problem suchen, bevor sie einen Berater einschalten. Dieser tritt am Ende „nur“ noch in einer überprüfenden Rolle auf. Das alles hängt aber immer auch von der Größe eines Unternehmens ab. Kleineren Steuerabteilungen fehlt es in der Regel an den nötigen Kapazitäten, weshalb eine fachliche Durchdringung des Outputs einer KI weiterhin notwendig sein wird.

Wie schätzt ihr den Mehrwert von KI mit Blick auf die vergangenen Jahre in eurem Bereich ein – also die Zeit vor der Ära der generativen KI?

KI wurde in den vergangenen Jahren hauptsächlich als Analyseelement für große Datenmengen verwendet. Es wurden Prüfroutinen geschaffen, die in aller Regel vergangenheitsorientiert waren. Hier beobachten wir aktuell einen Wandel, da die KI kreativer und auch zukunftsgerichtet wird. Allerdings stellt sich nach wie vor die Frage: Wo fängt KI an? Viele Unternehmen nutzen noch immer klassische Prüfroutinen und keine echte KI. Was jetzt möglich ist, kommt noch nicht einmal ansatzweise zum Einsatz.

Wie schätzt ihr aktuell das Potenzial für KI in eurem Bereich ein und welchen Impact haben eurer Ansicht nach generative Sprachmodelle?

Mit Blick auf die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten wird deutlich, wie hoch das tatsächliche Potenzial der KI im Umsatzsteuerbereich doch ist. Hier können Sprachmodelle zum Beispiel im Rahmen der Rechnungsprüfung eingesetzt werden und einen Abgleich mit gesetzlichen Regelungen durchführen. Die automatisierte Verarbeitung von Texten ist eine der großen Stärken von Sprachmodellen, was auch ChatGPT mit seiner Einführung gezeigt hat. Doch in der Umsatzsteuer existieren im Vergleich mit anderen Steuerarten wie den Verrechnungspreisen weniger Dokumente mit viel Text. Stärker im Fokus stehen hier das Aufsetzen von Prozessen und die Massendatenverarbeitung.

Bei welchen konkreten Prozessen in eurem Bereich seht ihr aktuell das größte Potenzial zur Nutzung von KI, besonders im Hinblick auf aktuelle technologische Neuerungen wie bspw. generative Sprachmodelle?

Ein Anwendungsfall in der Umsatzsteuer ist zum Beispiel die Rechnungsprüfung. Daneben finden im Indirect Tax Bereich auch immer wieder Würdigungen von Einzelsachverhalten statt, bei denen es wichtig ist, eine Konsistenz in der Bewertung der Sachverhalte sicherzustellen. In der Vergangenheit wurde dies oft über Fallsammlungen in Steuerhandbüchern und Entscheidungsbäumen gemacht. Wenn man dieses Wissen allerdings in einen KI-basierten Chatbot einbringt, könnten bis zu 80% der Anfragen automatisiert beantwortet bzw. vorbereitet werden. Infolgedessen ließe sich auch die Konsistenz der Beantwortung sicherstellen.

Die KI ist vor allem auch für den Wissenstransfer sehr gut geeignet und könnte bspw. bei internen Schulungen zum Einsatz kommen. Aufgrund von Gesetzesänderungen und der Hinzunahme neuer Geschäftsvorfälle müssen vorhandene Schulungsunterlagen immer wieder angepasst werden. Mit Hilfe der KI lassen sich die Schulungsunterlagen bequem an die aktuelle Unternehmenssituation anpassen, um neue Mitarbeiter richtig abzuholen.

Der vielleicht größte Use Case für den Einsatz von KI hängt mit der aktuellen Entwicklung in Europa zusammen. Denn gerade im europäischen Wirtschaftsraum hat sich der Umsatzsteuerbereich hin zu einem Massendatenphänomen entwickelt. Im Unterschied zu den Ertragsteuern muss hier grundsätzlich jede Einzeltransaktion bewertet werden. Bisher hat das Finanzamt über die monatlichen Meldungen allerdings immer nur konsolidierte Informationen bekommen. Der aktuelle Trend in den Ländern geht mittlerweile hin zur Prüfung der Einzeltransaktionen im Rahmen eines „Real-Time-Meldewesens“, bei dem die Daten ohne Eingriffsmöglichkeit fortlaufend an das Finanzamt übermittelt werden müssen. Hier muss es der Technologie gelingen, innerhalb der Steuerabteilung ein Verständnis dafür zu vermitteln, was konkret ans Finanzamt gemeldet wurde und wo man für Einzelfälle vergleichbare Transaktionen findet. Hier liegt das wahre Steuerrisiko, weshalb die KI hier wirklich wertschöpfend sein kann.

Worin bestehen aktuell die größten Herausforderungen, um das Potenzial von KI in eurem Bereich voll ausschöpfen zu können?

Ein großes Risiko im Zusammenhang mit der KI sehe ich darin, dass sich ein bedingungsloser Glaube an die Maschine entwickeln könnte. Denn nicht selten wird angenommen, dass die KI immer alles richtig macht. Ganz im Gegenteil: Auch die KI macht Fehler, weshalb der Mensch auch weiterhin gebraucht wird – allein für die Einhaltung des 4-Augen Prinzips. Erfahrene Steuerexperten erkennen schnell, wenn die KI eine falsche Aussage macht. Da stellt sich nur die Frage: Erkennen das auch die jungen Kollegen aus einer Steuerabteilung?

Aber auch der Zugang zu KI ist eine Herausforderung: Große Unternehmen haben das Geld und die Manpower, um die von der KI mitgebrachten Vorteile gezielt zu nutzen. Aber was machen der Mittelstand und die kleinen Unternehmen ohne entsprechende Manpower und das nötige Kapital? Hier könnte in Zukunft eine Zweiklassengesellschaft im Steuerwesen drohen.

Und zu guter Letzt bleibt auch der Datenschutz ein sehr wichtiges Thema: Aktuell befinden sich die großen Sprachmodelle und die damit verbundenen Daten häufig auf Servern in den USA. Hier müssen vor allem die Mitarbeiter geschult werden, damit keine Firmengeheimnisse verraten werden.

Angesichts der schnell voranschreitenden technologischen Innovation, wie müssen sich Steuerabteilungen aktuell aufstellen und welche unterstützende Rolle können Berater hier übernehmen?

Die Steuerabteilung alleine ist hier verloren, da sie noch nie eine IT-Abteilung war und bei den Mitarbeitern oft nur rudimentäre SAP-Kenntnisse vorhanden sind. Aus diesem Grund ist es noch wichtiger, dass sich die Steuerabteilung mit der IT-Abteilung und dem Accounting vernetzt. Der eigentliche Zweck von KI ist es ja, Ressourcen intelligenter einzusetzen und ggf. Personal einzusparen und nicht zehn neue Mitarbeiter aufzubauen, die KI nutzen können.

Die Berater hingegen müssen verstehen, dass die klassische Compliance allein nicht mehr den ausschlaggebenden Mehrwert für den Mandanten bietet. Vielmehr müssen sie den Nutzen der Automatisierung im Steuerbereich erklären können, dürfen dabei die Mitarbeiter im Unternehmen aber nicht verschrecken. Als Berater bleibt man nur dann im Rennen, wenn man zukunftsorientiert ist und Lösungen als Intermediär vermittelt. Dazu kommen neue Anforderungen wie „VAT in the digital age (ViDA)“, die für Unternehmen ohne die Unterstützung von Beratern kaum zu bewältigen sind.