Anwendungen im Bereich HR Taxes

Löhne, Zuschläge, Abfindungen, Geschenke, Mahlzeiten, Dienstreisen, (Reisekosten-) Erstattungen, sonstige Sachzuwendungen, geldwerte Vorteile, Veranstaltungen, Dienstfahrräder, Dienstwagen, Entsendungen, Work from anywhere, Home-Office (im Ausland) – all das sind Themen, die beim Arbeitgeber zu Prozess- und Steuerfragen der unterschiedlichsten Art und Komplexität führen.

Die damit verbundenen Prozesse liegen in der Regel über das gesamte Unternehmen verteilt, weshalb sich sehr viele verschiedene Funktionen mit deren Bearbeitung befassen. Der Schwerpunkt liegt in diesem Zusammenhang aber ganz klar im Personal- und Rechnungswesen, wobei in der Regel die Personalfunktion (haupt-)verantwortlich ist. Die Steuerabteilung besitzt zumeist „nur“ eine unterstützende Funktion und übernimmt seit der starken Zunahme von Tax CMS auch eine kontrollierende Rolle.

Früher sprach man hier „einfach“ von „Lohnsteuer“. Heutzutage wird der Bereich zutreffender mit „HR-Taxes“ bezeichnet. Ein Begriff, der die gesamte Bandbreite der Steuerfragen im Bereich der personen- und arbeitnehmerbezogenen Steuern ausdrücken soll, denn „Lohnsteuer“ ist hiervon nur ein kleiner Teil.

HR Taxes umfassen auch vielfältige, zum Teil pauschale Steuererhebungsformen (in § 40 EStG, §§ 40a, 40b EStG, die pauschale Einkommensteuer auf Sachzuwendungen nach § 37b EStG). Weiter zwingend ist das Zusammenspiel mit den Sozialversicherungsabgaben, der Umsatzsteuer, den Verrechnungspreisen, Betriebstättenthemen sowie Themen der Einkommensteuer bei Steuererklärungen (bei nationalen & grenzüberschreitenden Sachverhalten). Große Bedeutung besitzt auch der Bereich der sogenannten Shadow Payroll. Der Schlüssel ist daher die ganzheitliche Betrachtung und Abstimmung aller steuerlichen Sachverhalte bei Befassung mit HR-Taxes.

Immer relevanter werden im Bereich der Sachzuwendungen auch die Zusammenhänge mit den immer strikter werdenden allgemeinen Compliance-Regeln der Unternehmen. Ebenfalls rücken mit Blick auf die hohen Kosten Aspekte wie die kosten, steuer- und sozialversicherungsorientierte Planung von Sachzuwendungen und Veranstaltungen in den Fokus. In der Folge kommt es oft zu einer Einschränkung und Standardisierung von Zuwendungsarten.

In großen Unternehmen sind oft tausende von Mitarbeitern mit HR-Taxes befasst. Die allermeisten verfügen dabei allerdings über keinerlei steuerlichen Background. Aus diesem Grund geht heute die klare Tendenz bei der Ausgestaltung von HR-Tax Prozessen weg von Schulungen und (schriftlichen) Arbeitsanweisungen (die oft immer weniger gelesen und verstanden werden) hin zu geführten Prozessen mit Entscheidungsbäumen. Diese werden in bestehende Systeme eingebettet und sollen zukünftig zu einer möglichst vollständigen Digitalisierung der Steuer führen. Nur über ständig zu verbessernde Arbeitsprozesse kann eine hinreichende Kosten- und Steuereffizienz oder besser die Compliance in der Zukunft sichergestellt werden.

Wichtig ist hier, dass der geführte und später der digitale Prozess, soweit möglich, alle der folgenden, bislang manuell abgebildeten Teilschritte übernimmt:

(1) Erkennen

(2) Erfassen

(3) Berechnen

(4) Validieren

(5) Export / Handling

Experteninterview

Was konkret seht ihr, wenn ihr euch die Steuerfunktion der Zukunft im Unternehmen vorstellt? Wie kann diese künftig einen Mehrwert im Unternehmen generieren und wie werden die technologischen Innovationen deren Arbeit im Unternehmen in den nächsten Jahren verändern?

Gerade im Bereich Lohnsteuer arbeiten wir mit sehr großen Datenmengen. Durch die Kombination von steuerlichem Fachwissen und neuen Technologien lassen sich gerade hier viele Synergien nutzen. Um jedoch fachliche Inhalte zu validieren und passende Prompts zu erstellen, braucht es erfahrene Kollegen. Aber auch neue Kollegen und Bewerber sind gefragt, die unbelastete Fragen stellen und eine gewisse Affinität für Technologien und Prozesse mitbringen. Mitarbeiter, die sich nicht scheuen, im Morgen zu leben und zu denken.

Speziell im Bereich der Prozesssteuern (Umsatzsteuer, Lohnsteuer, etc.) ist das Thema KI „DIE“ große Chance. Denn gerade hier war man in der Vergangenheit technologieseitig oft von der Steuerabteilung abgeschnitten. Obwohl Prozesssteuern als dominierende Risikosteuern eines Unternehmens betrachtet werden müssen, wurde die Umsatzsteuer vom Accounting als „Abfallprodukt“ bewertet und die HR-Taxes über das Personalwesen (HR) bearbeitet. Hier kann oder besser muss jetzt ein Wandel angestoßen werden.

Zudem ist das Thema Steuern durch Skandale und Steuervermeidungstaktiken oft negativ behaftet. Hier muss sich die Wahrnehmung ändern vom „Verhinderer“ zum „Mitgestalter“ – aufbauend auf den Unternehmensprozessen. Wir müssen hin zu „Business drives Tax“. Doch dafür braucht man Leute, die prozessaffin sind und über ein gewisses technisches Verständnis bzw. steuerliche Grundlagen verfügen. Der zukünftige Schwerpunkt wird klar auf den Prozessen liegen, sowie deren Kontrolle und der Fortentwicklung. Das Ziel: 80-90% der Sachverhalte werden über geführte Prozesse und KI abgebildet. Die restlichen 10% werden weiterhin manuell von qualitativ hochwertigen Fachkräften betreut.

Wie schätzt ihr den Mehrwert von KI mit Blick auf die vergangenen Jahre in eurem Bereich ein – also die Zeit vor der Ära der generativen KI?

Im Bereich der HR-Taxes kam KI praktisch kaum zum Einsatz. Am ehesten wurde hier in den letzten Jahren auf die Nutzung von OCR-Lösungen zurückgegriffen, um PDF-Dokumente auszulesen. Der Bedarf für solche KI-Tools in unserem Bereich ist relativ hoch, konnten damit in den vergangenen Jahren allerdings noch keinen zählbaren Mehrwert generieren.

In diesem Zusammenhang kommt immer wieder auch die Frage auf: Was ist unter KI eigentlich zu verstehen? Was in der Vergangenheit unter KI verstanden wurde, konnten wir mit Hilfe von Entscheidungsbäumen und geführten Prozessen umsetzen. Diese Projekte waren erfolgreich, sofern die Komplexität geringgehalten werden konnte. Demgegenüber haben komplexe Lösungen oft nur in der Theorie und nicht in der Praxis funktioniert. Rückblickend lässt sich behaupten, dass unser Verständnis von KI im Jahr 2017 in Wahrheit nichts mit einer richtigen KI zu tun hatte.

Wie schätzt ihr aktuell das Potenzial für KI in eurem Bereich ein und welchen Impact haben eurer Ansicht nach generative Sprachmodelle?

Insbesondere im Bereich der HR-Taxes ist das Potenzial für KI enorm hoch. Das zeigt auch das Interesse unserer Mandanten an technologischen Lösungen für §37b EStG Sachverhalte, die es tatsächlich dringend braucht. Allerdings ist die Komplexität in diesem Bereich darin begründet, dass HR-Taxes sehr viele Schnittstellen zu anderen Rechtsgebieten hat. So müssen bestehende Prozesse vorab erst intensiv analysiert werden, um das eigentlich vorhandene Potenzial voll ausschöpfen zu können.

Eine zentrale Voraussetzung für die Nutzung von KI ist, dass Unternehmen in Zukunft umschwenken und umdenken – von einer reaktiven hin zu einer proaktiven Bearbeitung von Sachverhalten. Hier zeigt auch das TaxCMS, dass solche Prozesse benötigt werden. Denn sonst drohen bei intensiven Lohnsteuerprüfungen hohe Anpassungen.

Grundsätzlich ergibt sich bei HR-Taxes eine enorme Möglichkeit für den Einsatz von KI. Insbesondere was die Lohnsteuer und Sachzuwendungsprozesse als Massenprozess betrifft. Hier braucht es aber eine Art „geführte KI“, da das Thema nicht ausschließlich anhand vorliegender Rechtsquellen bearbeitet werden kann und auch den nötigen Spielraum für Ermessen lässt. Soll heißen: Wenn Unternehmen sich eigene Risikoprofile definieren, muss der KI auch eine gewisse Guidance an die Hand gegeben werden.

So viel steht jedenfalls fest: KI-Projekte scheitern in der Regel nicht am Budget. Oft liegt es eher an der mangelnden Bereitschaft, etwas zu verändern, oder am „Tone from the Top“. Auf der anderen Seite wird noch viel zu oft in Steuer-Silos gedacht, anstatt sich Steuerarten übergreifend auszutauschen. Hier kann eine KI ebenfalls helfen. Denn anstatt nur im Silo zu denken, zeigt sie auch Schnittstellen zu anderen Steuer- und Rechtsgebieten auf oder nutzt diese sogar ganz gezielt.

Bei welchen konkreten Prozessen in eurem Bereich seht ihr aktuell das größte Potenzial zur Nutzung von KI, besonders im Hinblick auf aktuelle technologische Neuerungen wie bspw. generative Sprachmodelle?

Gerade für die Nutzung von generativen Sprachmodellen wie z. B. ChatGPT gibt es im HR-Taxes Bereich eine Vielzahl von inhaltlichen Anwendungsfällen. Zum Beispiel das Thema Mahlzeitengestellung und die Beantwortung der Frage: Wann wird hier Lohnsteuer fällig und wann sind nicht abziehbare Betriebsausgaben zu buchen etc.? Immer in Abhängig davon, ob es sich um eine Dienstreise handelt, eine Incentivierung, ein Arbeitsessen oder eine Betriebsveranstaltung.

Aber auch das Thema Gutscheine als Sachzuwendung eignet sich gut für eine KI-Lösung. Im Falle einer Rechtsberatung kann die KI diesbezüglich konkrete Unterstützung bieten. Oder man trainiert das Modell gezielt mit Richtlinien, BMF-Schreiben, Gesetzen und Rechtsprechungen. Immer unter Berücksichtigung des Zeitbezugs und möglicher Änderungen. Auch bei der Reisekostenabrechnung als Massensachverhalt kann eine KI zur Prüfung eingesetzt werden. Gerade hier kann die KI einen wertvollen Mehrwert generieren, da dieses Thema oft nur stiefmütterlich in Unternehmen behandelt wird.

Ein anderes großes Thema im Bereich HR-Taxes ist die steuerliche Behandlung von Veranstaltungen. Hier sind oft unzählige Personen zuständig, die kaum oder gar nicht über den eigentlich notwendigen Sachverstand verfügen. Ursache hierfür ist eine Vielzahl von Informationen, die aus unterschiedlichen Systemen kombiniert werden müssen und für die es nach den gesetzlichen Vorgaben bzw. anhand der Unternehmensrichtlinien einen Beurteilungsentwurf zu erstellen gilt. Ziel ist es, dass am Ende nur noch ein Review durch einen Mitarbeiter notwendig ist. Doch bevor hier überhaupt eine KI zum Einsatz kommen kann, muss bereits zuvor ein einfacher und geführter Prozess klar abgebildet sein.

Für die genannten Anwendungsfälle, bei denen Antwortentwürfe auf Standardfragen vorbereitet werden, ist das Thema „gleich ist gleich“ sehr wichtig. Wenn eine KI von heute auf morgen mehr lernt und dadurch eine andere Antwort gibt als gestern, kann dies zu Problemen führen. Hier muss sichergestellt sein, dass Gleiches tatsächlich auch gleich beantwortet wird. Zwar müssen in Perioden Änderungen möglich sein, aber bei agilen Änderungen der Antwort sollte man entsprechend vorsichtig sein.

Worin bestehen aktuell die größten Herausforderungen, um das Potenzial von KI in eurem Bereich voll ausschöpfen zu können?

Was die KI betrifft, dürfen ethische, moralische und haftungsrechtliche Themen nicht außer Acht gelassen werden. Genau deshalb müssen wir klare Werte im Umgang damit definieren und umsetzen. Aber auch der Datenschutz ist ein großes Thema, weil wir in der Regel sehr viel mit personenbezogenen Daten zu tun haben. Um die Einhaltung der Datenschutzbestimmung sicherzustellen, braucht es eine Zertifizierung von KI-Lösungen, die eine Konformität mit der DSGVO garantieren.

Abgesehen von den datenschutzrechtlichen Hürden braucht es aber auch die nötigen Skills, um mit KI-Tools die täglichen Herausforderungen erfolgreich bewältigen zu können. In diesem Zusammenhang müssen wir möglicherweise auch unsere Beratungsleistungen umstellen und uns mehr auf Prozesse und weniger auf High-End-Fachberatung konzentrieren. Selbstverständlich werden auch die Kosten immer eine wichtige Rolle spielen, da für KI-Lösungen nur dann Budget freigegeben wird, wenn durch deren Einsatz nachweislich ein Mehrwert entsteht.

Angesichts der schnell voranschreitenden technologischen Innovation, wie müssen sich Steuerabteilungen aktuell aufstellen und welche unterstützende Rolle können Berater hier übernehmen?

Hier muss klar zwischen kleinen, mittleren und großen Unternehmen unterschieden werden. Gerade bei kleinen Unternehmen ist die fachliche Beurteilung aller Steuerthemen durch eine Person sehr schwer. Soll heißen: die Rolle und Aufgaben eines Beraters werden hier in Zukunft stärker geprägt sein durch Fähigkeiten, Ergebnisse gegebenenfalls mit KI zu erzeugen und dafür auch eine Haftung zu übernehmen.

Mittelgroße Unternehmen beschäftigen sich oft mit Spezialthemen, bei denen anspruchsvolle Steuerplanung anfängt und gewisse Prozessrisiken entstehen. Auch hier können diese Themen nicht ohne Weiteres von zwei oder drei Leuten abgedeckt werden. Heißt konkret: Selbst wenn eine KI zum Einsatz kommt, sollte immer ein Berater involviert sein.

Große Unternehmen sollten unbedingt Spezialisten in den eigenen Reihen wissen, die den Umgang mit technologischen Entwicklungen problemlos beherrschen. Experten, die KI verstehen und mit ihr umgehen können. Aber auch hier braucht es zwingend die fachliche Expertise, um die Beurteilung eines Beraters bewerten und hinterfragen zu können.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Bei den Beratern im Steuerbereich muss unbedingt ein Umdenken stattfinden - gerade was die „älteren Generationen“ der Kollegen- und Kolleginnen betrifft. Hier wird die Agilität zur Normalität werden. Dementsprechend braucht es neue Gebührenmodelle, die nicht mehr auf Zeit basieren. Zugleich werden weiterhin aber auch Teamplayer mit Erfahrung und Expertise benötigt, die in der Lage sind die KI zu steuern und gemeinsam deren Ergebnisse zu beurteilen.