Digitalisierung als Chance für die Zoll- und Exportkontrollfunktion im Unternehmen

Der Wert einer modernen Zoll- und Exportkontrollfunktion wird auch heute in den Unternehmen oftmals nicht entsprechend wertgeschätzt. Die Funktion wird als kostenintensiv wahrgenommen oder gar als „Geschäftsverhinderer“ deklariert.

Woran dies liegt, ist nicht selten aus der Vergangenheit abzuleiten. Fehlende Integration und Transparenz der Zoll- und Exportkontrollprozesse führen zwangsläufig dazu, dass keine Einbindung in Geschäftsprozesse bzw. auch in Entscheidungen stattfindet. Damit entsteht ein Risiko über die Compliance Situation im Zoll- und Exportkontrollrecht für das Unternehmen. 
Was hilft hier und wie kann sich die Zoll- und Exportkontrollfunktion weiterentwickeln?

Die Digitalisierung muss als Chance wahrgenommen werden. Alle Unternehmensbereiche arbeiten intensiv an ihrer Digitalisierungs-Agenda. Hier muss die Funktion ansetzen und noch mehr: Es muss in Zeiten der Digitalisierung auch ein neuer Blickwickel auf Risiken und Chancen sowie die entsprechenden Compliance Anforderungen aus den Rechtsgebieten des Zoll- und Exportkontrollrecht gerichtet werden. Auch in Bezug auf neue rechtliche Anforderungen muss reagiert werden können, z.B. auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Alleine daran sieht man gut, dass eine moderne Zoll- und Exportkontrollfunktion eine Managementfunktion mit vielen Facetten im Unternehmen darstellt. Sie ist geradezu gezwungen, eine Modernisierung der Prozesse und die Einführung neuer digitaler Tools einzuleiten. Sie verfolgt dabei drei Hauptziele: 

1. Zukunftsfähigkeit durch moderne Managementtools
2. Unterstützung der Unternehmensinteressen und Geschäfte
3. Einhaltung der Compliance sicherzustellen. 

Es ist im Grunde eine Mammutaufgabe und es gibt ähnliche Situationen wie z.B. im Steuerfunktion von Unternehmen. Der Unterschied: Die Zoll- und Exportkontrollprozesse müssen transaktionsbezogenen und damit auf den einzelnen Geschäftsvorgängen ablaufen, also täglich hunderte Male im Unternehmen. So müssen transaktionsbezogen Prüfungen durchgeführt werden u.a. für die Einhaltung exportkontrollrechtlicher Vorschriften wie der Sanktionslistenprüfung oder der Güterprüfung. Nachfolgend müssen Zollanmeldungen elektronisch erfolgen bei Zollbehörden, die dann auch wiederum transaktionsbezogen von Zollbehörden überprüft werden.

Diese Prozesse müssen transparent und stabil abgebildet werden. Ein professionelles IT Management bildet die Basis und die Digitalisierung gestaltet es effiziente. Tagtäglich unterliegen diese Prozesse also einem nicht zu unterschätzenden Risiko. Werden Verfehlungen von Zollbehörden festgestellt, zieht dies oftmals empfindliche Strafen in Form von Bußgeld- oder Strafverfahren nach sich. 

Alleine daran lässt sich gut festmachen, dass diese Funktion einen Zukunftsplan und eine Strategie entwickeln muss. Im Kern muss die Digitalisierung als Chance für die Zoll- und Exportkontrollfunktion stehen. 

Wichtige Säulen einer Strategie für die Zoll- und Exportkontrollfunktion können u.a. folgende sein:  

• Organisationsentwicklung der Funktion: Aufgaben, Technologien, IT, Zuständigkeiten, Komplexität
• Data Governance für Zoll und Exportkontrolle: Identifikation relevanter Stammdaten und 
• Digitalisierungsmaßnahmen für Zollmanagement: Bereiche, Tools, Prozesse, Verantwortungen 
• Digitalisierungsmaßnahmen für Exportkontrolle: Bereiche, Tools, Prozesse, Verantwortungen
• Einbindung in das Risikomanagement des Unternehmens
• Implementierung digital gestützter interner Kontrollen (IKS) 
• Integration in das TAX Compliance System des Unternehmens

Es ist unverkennbar, dass die Aufgaben sehr mannigfaltig sind und die Digitalisierung im Mittelpunkt stehen muss. Die Funktion muss sich deshalb immer die Frage stellen, ob und wieso tagtäglich an gleichgelagerten Aufgaben (z.B. Zolltarifierung, der Dateneingabe für Zollanmeldungen, Präferenzkalkulationen oder der Prüfung von gleichgelagerten Exportkontrollen) gearbeitet wird.

Die Aufgaben und die Anforderungen an Zollexpertinnen und Zollexperten verändern sich mit der Digitalisierung. Es werden jetzt Kenntnisse für Projektmanagement & IT Tools mehr denn je gefordert. Neben rechtlichen Herausforderungen sollte die Strategie und eine Marktübersicht der IT Tools zum Know-how gehören.

WTS unterstützt Unternehmen bei der digitalen Roadmap für die Zoll- und Exportkontrollfunktion. Wir erarbeiten mit den Unternehmen nach einer Analyse passgenaue Lösungsansätze und unterstützen bei der Neuausrichtung der Organisation sowie der Umsetzung der digitalen Roadmap. So werden Sie zum Vorreiter und minimieren die Risiken für Ihr Unternehmen. Unser Expertenteam steht Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung.